รูปแบบไฟล์ PDF อาจเป็นหนึ่งในสิ่งประดิษฐ์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดแห่งศตวรรษที่ 20 หลังจากปรากฏการณ์ทั่วโลกที่เรียกว่าอินเทอร์เน็ต เข้ากันได้กับอุปกรณ์เก่า ปัจจุบัน และอุปกรณ์ที่กำลังจะมีขึ้นทั้งหมด PDF ถูกใช้โดยทั้งผู้ใช้ทั่วไปและอุตสาหกรรมที่มีมูลค่าหลายพันล้านดอลลาร์มาเป็นเวลาหลายศตวรรษว่าเป็นวิธีที่ปลอดภัยและสะดวกในการแบ่งปันและจัดเก็บข้อมูล
อย่างไรก็ตาม ความนิยมแบบเดียวกันนี้ทำให้เกิดปัญหาบางประการกับคนที่ใช้ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ สำหรับผู้เริ่มต้น ไฟล์ PDF มักจะกองอยู่ในโฟลเดอร์ที่ไม่เป็นระเบียบ ซึ่งทำให้การทำงานช้าลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องพิมพ์บางไฟล์ – มัน ’ ไม่ใช่ประสบการณ์ที่สนุก แล้วก็มี ’ คือขนาด – รูปแบบอาจมีขนาดค่อนข้างใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีรูปภาพที่มีความละเอียดสูงจำนวนมาก ซึ่งมักเกิดขึ้นกับการนำเสนอผลิตภัณฑ์โดยละเอียดและเอกสารที่คล้ายกัน
และเนื่องจากผู้คนชอบส่ง PDF ที่ไม่มีการป้องกันไปมา พวกเขาจึงมีความเสี่ยงที่จะถูกแย่งชิง สูงกว่า Word หรือ Google Doc ทั่วไปของคุณมาก ไฟล์. เราไปต่อได้ แต่เราทำไม่ได้ ’ ไม่ต้อง เพราะโชคดีมี ’ วิธีแก้ปัญหา และมัน ’ เรียกว่าตัวรวม PDF และในขณะที่เราได้พูดคุยกันไปแล้วเกี่ยวกับ การรวมไฟล์ PDF เมื่อก่อนคราวนี้เรา ’ จะมุ่งเน้นไปที่คุณประโยชน์ที่เครื่องมือดังกล่าวสามารถนำมาสู่โต๊ะได้
เพื่อเป็นการไม่ให้เสียเวลา ให้ ’ ดูที่ 5 วิธี PDF พิเศษ ’ เครื่องมือรวม PDF สามารถเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานของคุณได้ถึงสิบเอ็ด
1. จัด PDF ของคุณให้เป็นระเบียบ
ไม่มีใครชอบโต๊ะรก แล้วเหตุใดเราจึงควรปฏิบัติต่อพื้นที่ทำงานดิจิทัลของเราแตกต่างออกไป พูดว่าคุณ ’ เป็นสถาปนิกที่ได้ร่างข้อเสนอหลายข้อสำหรับอาคารสูง 30 ชั้นในนิวยอร์ก หากคุณพยายามส่งฉบับร่างทั้งหมดทางอีเมล คุณจะ ’ มีแนวโน้มว่าจะเกินขีดจำกัดของไฟล์แนบ
การแชร์ผ่านระบบคลาวด์อาจได้ผล แต่มันจะเป็นประสบการณ์ที่น่าเบื่อสำหรับลูกค้าของคุณ ซึ่งตอนนี้จะต้องรอให้ไฟล์เก็บถาวรขนาดยักษ์ดาวน์โหลดให้เสร็จสิ้น จากนั้น แตกไฟล์ออก และสุดท้ายอ่านแต่ละฉบับร่าง ทำการเปรียบเทียบแบบเทียบเคียงกันเพื่อตัดสินใจว่าแนวคิดใดดีกว่า …
หรือคุณสามารถ รวมไฟล์ PDF ตามลำดับที่คุณต้องการและส่งแบบร่างทั้งหมดของคุณเป็นไฟล์เดียว ซึ่งขณะนี้จะกินพื้นที่มาก พื้นที่น้อยลง และจะสะดวกกว่ามากสำหรับลูกค้าของคุณในการดู เพื่อเป็นโบนัสเพิ่มเติม การนำไฟล์ที่คล้ายกันมารวมกันจะช่วยให้คุณ จัดระเบียบได้ดียิ่งขึ้น สร้างพอร์ตโฟลิโอของคุณในรูปแบบ PDF ดังนั้นคุณจะไม่เสียเวลาอันมีค่าไปกับการค้นหาโฟลเดอร์และไฟล์ที่มีชื่อคล้ายกันอีกต่อไป เพียงเพื่อจะลืมสิ่งที่คุณค้นหาตั้งแต่แรก
2. เพิ่มพื้นที่ว่างอันมีค่ามากขึ้น
หากคุณ ’ เคยใช้ PDF มาก่อน จากนั้นคุณ ’ คงจะสังเกตเห็นแล้วว่า ’ ไม่เล็กเลย ขึ้นอยู่กับจำนวนหน้าและรูปภาพ กราฟ หรือตารางที่อยู่ภายใน PDF เดียวอาจมีขนาดถึงหลายเมกะไบต์ และถ้าเป็นเช่นนั้น ’ ดูเหมือนจะไม่ใช่เรื่องใหญ่อะไร ลองจินตนาการถึงการมีเด็กเลวๆ เหล่านี้อยู่ประมาณ 2,000 คน ถ้าเราถือว่าขนาดเฉลี่ยของแต่ละเอกสารคือ 5MB คุณ ’ จะจบลงด้วยโฟลเดอร์ 10 กิกะไบต์ที่เต็มไปด้วยไฟล์ PDF!
หากคุณบังเอิญดำเนินธุรกิจหรือทำงานในสำนักงาน คุณ ’ น่าจะมีมากกว่านั้นที่จะกินพื้นที่ดิจิทัลอันมีค่า การรวมไฟล์ PDF ให้เป็นเอกสารเดียวจึงเป็นสิ่งสำคัญในการลดขนาดไฟล์ของ PDF แต่ละไฟล์ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อแบ่งปันไฟล์ผ่านอีเมลหรือแพลตฟอร์มออนไลน์อื่น ๆ ที่มีข้อจำกัดด้านขนาดไฟล์
3. ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงงานของคุณ
ที่นี่ ’ เป็นอีกเหตุผลหนึ่งในการรวม PDF สองไฟล์เข้าด้วยกันบน Windows
หากคุณ ’ เหมือนกับผู้ใช้ทั่วไป คุณอาจมีไฟล์หลายรูปแบบ ไม่ใช่แค่ PDF แทนที่จะเก็บเอกสารต่างๆ ที่เข้ากันไม่ได้ไว้รอบๆ คุณสามารถ รวมเอกสารเหล่านั้นเป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียวที่สามารถดู แบ่งปัน หรือแม้แต่แก้ไขได้อย่างง่ายดายบนอุปกรณ์ใดๆ
ตัวรวม PDF เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่ควรมีในกรณีเหล่านี้เพื่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ทั้งหมดของคุณเข้ากันได้กับ Mac, Windows, Android, iOS, หรือแม้แต่ผู้ใช้ Linux ตัวอย่างเช่น PDF Extra ให้การสนับสนุนดั้งเดิมสำหรับการรวมไฟล์ PDF และรูปภาพ แต่ซอฟต์แวร์นี้ยังมี ตัวแปลง PDF ที่ทรงพลัง ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเปลี่ยนไฟล์ Microsoft Office ได้อย่างง่ายดาย ให้เป็น PDF ด้วยเช่นกัน
แน่นอนว่าเมื่อไฟล์ถูกรวมเข้าด้วยกัน ผลลัพธ์ที่ได้จะคงไว้ซึ่งรูปแบบไฟล์ PDF จะยังคงรูปแบบเดิมไว้ ดังนั้นคุณจึง ’ ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับสิ่งใดสิ่งหนึ่ง
4. เปลี่ยนการพิมพ์ให้เป็นเด็ก ’ กำลังเล่น
บางทีสิ่งเดียวที่แย่กว่าการจัดการกับระบบการจัดการไฟล์ที่ยุ่งเหยิงก็คือเมื่อคุณต้องพิมพ์เนื้อหา แต่สิ่งที่เคยเป็นเกมแมวจับหนูที่ยาวนานและน่าเบื่อ ตอนนี้สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
เพียงรวม PDF ที่คุณต้องการแล้วพิมพ์ออกมาเป็น PDF เดียว หากคุณต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณให้ดียิ่งขึ้นไปอีก ให้อ่านเอกสารแต่ละชุดที่อยู่ด้วยกันและรวมเข้าด้วยกันล่วงหน้า ด้วยวิธีนี้ ในครั้งถัดไปที่เจ้านายของคุณขอให้คุณพิมพ์ไฟล์ DOCX, PDF และ Excel ที่ยุ่งวุ่นวายออกมาเป็นการนำเสนอที่สอดคล้องกันสำหรับการประชุมคณะกรรมการครั้งถัดไป คุณ ’ จะนำหน้าพวกเขาไปหนึ่งก้าวแล้ว
5. เก็บ PDF ของคุณให้ห่างจากสายตาคนอื่น
การรวมไฟล์ PDF ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยได้อย่างมาก แทนที่จะมีไฟล์ที่ไม่ได้รับการป้องกันหลายไฟล์ซึ่งมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน คุณสามารถ เก็บทุกอย่างไว้ในไฟล์ที่เข้ารหัสและ PDF ที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัล . ด้วย PDF Extra คุณยังสามารถปกป้อง PDF ของคุณด้วยรหัสผ่านเพื่อจำกัดสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำได้กับไฟล์ของคุณเพิ่มเติม แม้ว่าไฟล์จะไปอยู่ในกล่องจดหมายของพวกเขาก็ตาม การรักษาความปลอดภัยการติดต่องานไม่เคยง่ายขนาดนี้มาก่อน!
เริ่มรวมกับ PDF Extra
ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าทำไมคุณควรรวมไฟล์ของคุณเข้าด้วยกัน ’ ถึงเวลาเรียนรู้วิธีที่คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แล้วคุณจะรวมไฟล์ PDF เข้าด้วยกันได้อย่างไร? สิ่งที่คุณต้องทำคือ ดาวน์โหลด PDF Extra จากนั้นเพียง:
1 . ติดตั้งและเรียกใช้แอป
2. คลิกที่ “ รวม ” ไอคอน คุณจะพบว่าเป็นหนึ่งในตัวเลือกแรกๆ ใน Ribbon ของหน้าแรก
3. เพิ่ม ไฟล์ที่คุณต้องการรวม ลาก & วางไฟล์ของคุณเพื่อเริ่มกระบวนการ คุณสามารถรวมทั้ง PDF และรูปภาพ (JPEG และ PNG) รวมถึงไฟล์ที่เข้ารหัสได้ ตราบใดที่คุณรู้รหัสผ่าน
4. จัดเรียงใหม่ เนื้อหาหากจำเป็น เมื่อใช้เครื่องมือแสดงตัวอย่าง คุณ ’ จะสามารถเปลี่ยนลำดับไฟล์และตรวจสอบเนื้อหาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณ ’ อัปโหลดไฟล์ที่ถูกต้องแล้ว
และในกรณี บางสิ่งบางอย่างไม่ได้ ’ ไม่เป็นไร คุณสามารถเพิ่มและลบหน้าหรือแม้แต่ไฟล์ทั้งหมดได้โดยตรงจากหน้าต่างตัวจัดระเบียบ จนกว่าคุณจะ ’ พอใจกับผลลัพธ์อีกครั้ง
5. คลิก “ รวม ” . นั่น ’ ใช่มั้ย – เพลิดเพลินไปกับ PDF ที่รวมใหม่ของคุณ!
เพิ่มเติม คำแนะนำและเคล็ดลับ
อย่างที่คุณเห็น การรวมไฟล์ PDF เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพอย่างเหลือเชื่อในการรวมเอกสารหลาย ๆ ฉบับให้เป็นไฟล์เดียวที่จัดระเบียบ ดังนั้นไม่ว่าคุณจะเป็นนักเรียน มืออาชีพ หรือแค่คนที่ต้องการปรับปรุงไฟล์ของคุณ การรวม PDF จะให้ประโยชน์มากมาย เช่น ความสะดวก การจัดระเบียบ ขนาดไฟล์ที่ลดลง การรักษาความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง การพิมพ์ที่ง่ายดาย และการเข้าถึงโดยรวมที่ดีขึ้นในอุปกรณ์ต่างๆ และระบบปฏิบัติการ
อย่างไรก็ตาม เพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์อย่างเต็มที่จากโปรแกรมรวมไฟล์ PDF มัน ’ วิธีที่ดีที่สุดคือยึดหลักปฏิบัติง่ายๆ บางประการ:
- บันทึก PDF ที่มีเนื้อหาคล้ายกันลงในโฟลเดอร์แยกต่างหาก วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะมีเวลาในการค้นหาและรวมเข้าด้วยกันได้ง่ายขึ้นมากเมื่อถึงเวลาต้องทำเช่นนั้น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ที่ผสานได้รับการตั้งชื่ออย่างเหมาะสม เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนที่อาจเกิดขึ้น ’ วิธีที่ดีที่สุดคือตั้งชื่อไฟล์ของคุณในลักษณะที่บอกคุณได้ทันทีว่าไฟล์ ’ ทั้งหมดเกี่ยวกับ ตัวอย่างเช่น หากคุณ ’ ได้รวมสองบทของหนังสือที่กำลังจะมาถึงของคุณชื่อ “ บทที่ 1 ” และ “ บทที่ 2 ” คุณสามารถตั้งชื่อว่า “ หนังสือเล่มใหม่ของฉัน: บทที่ 1 และ 2 ” เพื่อแยกแยะไฟล์ PDF ที่รวมออกจากต้นฉบับ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้องกันเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนด้วยรหัสผ่านเสมอ ควรระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อรวมไฟล์ที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลหลายไฟล์เป็น กระบวนการนี้จะทำให้ลายเซ็นเป็นโมฆะ และคุณ ’ จะต้องลาออกจากไฟล์รวม
นั่น ’ เกี่ยวกับเรื่องนี้ – สิ่งที่คุณต้องทำตอนนี้คือฝึกฝนสิ่งที่คุณเพิ่งเรียนรู้ ดาวน์โหลดแอป PDF Extra ฟรี และลองใช้ โปรแกรมรวม PDF วันนี้