Благодарение на PDF файловете, които могат да се попълват, отдавна отминаха трудните дни на отпечатване, попълване и сканиране на множество формуляри едновременно. В наши дни е лесно да намерите софтуер, който може да ви помогне да свършите работата само с няколко кликвания, без да се налага да се занимавате с тонер касети и задръстени принтери.
Така че, ако някога сте се чудили как можете да ускорите работния процес по попълване и подписване, сте попаднали на правилното място. От подробни проучвания и въпросници до заявления и договори - всички те могат лесно да бъдат превърнати в PDF формуляр с помощта на PDF Extra. Но преди да се потопим в тънкостите на създаването на PDF формуляр, който може да се редактира, нека разгледаме на първо място многото ползи от това.
Защо да преминете към PDF формуляри, които могат да се попълват?
Според проучване, направено от Асоциацията на PDF още през 2015 г., само в Google Drive и Mail всеки ден са били записвани 73 милиона нови PDF документа, така че можете само да си представите колко много PDF документи по света се създават ежедневно днес.
В нашите очи това направи попълваемите PDF файлове (и PDF софтуера като цяло) също толкова важни, колкото и настоящите водещи облачни инструменти за продуктивност и софтуер за екипно сътрудничество на пазара. Ето само няколко от предимствата, които можете да очаквате, след като приемете PDF формулярите във вашия работен процес.
- Повишена ефективност. Отминаха дните на разпечатване на формуляри, попълването им на ръка и сканирането им обратно в компютъра. Днес можете да направите всичко това в цифров вид за няколко минути, което ви позволява да се съсредоточите върху задачи, които много повече заслужават вашето внимание.
- По-малко бъркотия. Цифровите PDF файлове се съхраняват и споделят много по-лесно от хартиените им аналози. По този начин не само можете лесно да ги прикачвате към имейли, но и заемат много по-малко място в картотеките. Всъщност можете да се откажете напълно от шкафовете!
- Последователно форматиране. Като избирате да създадете PDF формуляр с възможност за редактиране, вместо да разчитате на обикновена хартия, можете незабавно да споделите работата си с други хора, като същевременно гарантирате, че формулярите ви ще се показват правилно на почти всяко устройство.
- По-добра сигурност. Ако не държите формулярите си под ключ, винаги съществува риск някой да надникне, докато сте в обедна почивка. И макар че в повечето случаи това може да не е причина за безпокойство, то може да бъде абсолютно катастрофално, ако формулярите съдържат поверителна информация за клиента. За разлика от тях, цифровите PDF формуляри могат да бъдат редактирани, защитени с парола, цифрово подписани и дори криптирани до индустриален стандарт.
Добре, сега, след като знаете защо трябва да изберете PDF формуляри, как да ги създадете?
Как да създадете PDF формуляр с възможност за редактиране с PDF Extra
PDF Extra предлага три различни метода за създаване на PDF формуляри с възможност за попълване. Нека разгледаме всеки от тях по-подробно.
Редактиране на съществуващ PDF формуляр
Това е може би най-лесният начин за създаване на PDF формуляр, който може да се попълва. Всичко, което трябва да направите, е просто да намерите PDF формуляр, който отговаря на вашите изисквания, да го отворите в PDF Extra и да започнете да правите промени в него с някой от широкия набор от мощни инструменти за редактиране, с които разполагате.
Например, можете да добавяте или изтривате текст, да сменяте шрифтове, да си играете с опциите за разстояния и т.н., докато не получите PDF формуляр, който може да се попълва и от който сте напълно доволни. Ако обаче вашият формуляр не е в PDF формат, не се страхувайте, защото PDF Extra има няколко допълнителни трика в ръкава си.
Конвертиране на съществуващ формуляр в PDF формат
Това е още един невероятно прост начин за създаване на попълними PDF формуляри. Потребителите, които са абонирани за нашия план PDF Extra Ultimate, могат бързо да конвертират формуляри в Word формат в PDF файлове с възможност за редактиране и пълно търсене, без да правят компромис с тяхното форматиране или качество. И така, как да направите попълними PDF формуляри чрез конвертиране на файлове?
Процесът е доста прост:
1. Стартирайте PDF Extra.
2. Щракнете върху More → Create from Office Documents (Повече → Създаване от документи на Office).
3. Изберете формуляра, който искате да конвертирате в PDF.
4. Изчакайте няколко секунди, докато PDF Extra конвертира вашия файл.
5. Вашият PDF формуляр, който може да се попълва, е готов!
Алтернативно, можете също толкова лесно да направите това директно от уеб браузъра си безплатно - опитайте!
Сканиране с вашия телефон
Последната възможност за бързо дигитализиране на съществуващите документи и създаване на PDF файл за попълване е да сканирате хартиен формуляр с помощта на камерата на телефона си. За щастие няма да се налага да купувате отделно приложение за тази цел, тъй като вашият лиценз за PDF Extra за Windows се предлага в комплект с лицензи за Android и iOS.
Все пак имайте предвид, че към момента на писане на статията този метод няма да създаде PDF файл, който може да се редактира в истинския смисъл на думата, въпреки че все пак можете да го попълните в някаква степен (повече за това малко по-късно). Въпреки това работим усилено по добавянето на тази функционалност съвсем скоро, така че останете на линия! Междувременно, ако търсите как да създадете PDF, който може да бъде редактиран конкретно, предлагаме да редактирате съществуващ формуляр или да конвертирате такъв в PDF от други файлови формати.
По-долу ще опишем набързо процеса на сканиране на PDF формуляр за Android, но процесът е доста подобен и за устройствата на Apple. Ето какво трябва да направите:
1. Изтеглете PDF Extra от Google Play.
2. Докоснете червения бутон "Scan" (Сканиране) или "Scan to PDF" (Сканиране в PDF ) в горното меню.
3. Изберете "Document" (Документ) от менюто за превъртане и направете снимка.
4. Запазете файла с потребителско име, след като сте доволни от предварителния преглед.
5. Сега вашият хартиен формуляр ще бъде незабавно преобразуван в PDF!
Как да подготвяте PDF формуляри с PDF Extra
Сега, след като обсъдихме как да създадете PDF формуляри, които могат да се попълват, следващата логична стъпка е да разгледаме начините, по които можете да ги попълвате. В края на краищата, ние не ги събираме за потомство (освен ако това не е вашето нещо, в който случай повече сила за вас!). Ако обаче искате да свършите някаква реална работа, има два начина, по които можете да го направите, в зависимост от това как сте създали формуляра.
Да речем, че искате да попълните формуляр OF 108 - незадължителен правителствен формуляр на САЩ, отнасящ се до ежедневното използване на вашия автомобил, който включва и удобен контролен списък за поддръжка. За да го попълните:
1. Отворете формуляра в PDF екстра.
2. Всички полета, които могат да бъдат попълнени, ще бъдат автоматично подчертани в синьо. Щракнете върху някое от тях, за да започнете да въвеждате информацията си.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако попаднете на защитено поле, ще трябва първо да въведете валиден цифров сертификат, преди да продължите.
3. Същото важи и за отметките - щракнете еднократно върху някое от полетата, за да поставите отметка, или щракнете отново, за да я премахнете.
4. Ако е необходимо, можете също така да нарисувате свободно своя подпис или да използвате предварително създаден такъв.
Какво ще стане обаче, ако сканирате формуляра си с телефона си? Ако случаят е такъв, тогава няма да можете да редактирате файла директно.
Все пак можете да попълните формуляра си чрез раздела "Попълване и подписване" на PDF Extra, както се вижда по-горе, като поставите отметки на желаното от вас място, както и да вмъкнете потребителски текст и подписи, където и ако е необходимо.
Заключителни мисли
Добре, така че това покрива темата за това как да направите PDF файл, който може да бъде попълнен.
Както виждате, в наши дни създаването и редактирането на формуляри, които могат да се попълват, е не само препоръчително - то е почти задължително, тъй като ще ви спести купища ценно време, да не говорим, че е много по-екологична алтернатива на разхищението на цялото това мастило и хартия. Освен това сте в състояние да споделите работата си в един миг с толкова хора, колкото искате, с една глътка кафе.
Така че, независимо дали става въпрос за редактиране на съществуващи формуляри за проучване на потребителите или за дигитализиране на всичко, което в момента съхранявате в картотеката си, PDF Extra ви е на разположение.
Междувременно междуплатформената поддръжка ще ви позволи да работите почти отвсякъде - от дома, офиса или в движение - с един лиценз за PDF Extra, като същевременно ефективно ще превърне телефона ви в преносим скенер за документи. Всичко това звучи като доста добра сделка, нали?
Изпробвайте PDF Extra и увеличете производителността си на всяко устройство безплатно.