Grazie ai PDF compilabili, i giorni difficili in cui si dovevano stampare, compilare e scansionare più moduli alla volta sono ormai lontani. Oggi è facile trovare un software che vi aiuta a svolgere il lavoro in pochi clic, senza dover mai più fare i conti con cartucce di toner e stampanti inceppate.
Se vi siete mai chiesti come velocizzare il vostro processo di compilazione e firma, siete nel posto giusto. Da indagini e questionari dettagliati a domande e contratti, tutto può essere facilmente trasformato in un modulo PDF con PDF Extra. Ma prima di entrare nel vivo della creazione di un modulo PDF modificabile, analizziamo i numerosi vantaggi che ne derivano.
Perché passare a moduli PDF compilabili?
Secondo uno studio condotto dalla PDF Association nel 2015, ogni giorno vengono salvati 73 milioni di nuovi documenti PDF solo in Google Drive e Mail, quindi si può solo immaginare quanti PDF vengano creati ogni giorno in tutto il mondo.
A nostro avviso, questo ha reso i PDF compilabili (e il software PDF in generale) essenziali quanto gli attuali strumenti di produttività cloud e i software di collaborazione in team presenti sul mercato. Ecco solo alcuni dei vantaggi che potrete aspettarvi una volta adottati i moduli PDF nel vostro flusso di lavoro.
- Maggiore efficienza. Sono finiti i tempi in cui si stampavano i moduli, si compilavano a mano e si scansionavano sul PC. Oggi potete fare tutto in digitale in pochi minuti, consentendovi di concentrarvi su attività che meritano maggiore attenzione.
- Meno disordine. I PDF digitali sono molto più facili da archiviare e condividere rispetto alle loro controparti cartacee. In questo modo, non solo è possibile allegarli facilmente alle e-mail, ma occupano anche molto meno spazio negli archivi. Anzi, potreste abbandonare del tutto gli armadietti!
- Formattazione coerente. Scegliendo di creare un modulo PDF modificabile invece di affidarsi alla carta comune, potrete condividere immediatamente il vostro lavoro con gli altri, assicurandovi che i vostri moduli vengano visualizzati correttamente su qualsiasi dispositivo.
- Maggiore sicurezza. A meno che non teniate i vostri moduli sotto chiave, correte sempre il rischio che qualcuno dia una sbirciatina mentre siete in pausa pranzo. Anche se nella maggior parte dei casi questo non è un motivo di preoccupazione, può essere assolutamente catastrofico se i moduli contengono informazioni riservate sui clienti. Al contrario, i moduli PDF digitali possono essere redatti, protetti da password, firmati digitalmente e persino crittografati secondo gli standard del settore.
Bene, ora che sapete perché dovreste optare per i moduli PDF, come si fa a crearli?
Come creare un modulo PDF modificabile con PDF Extra
PDF Extra offre tre metodi distinti per creare moduli PDF compilabili. Vediamo ciascuno di essi in dettaglio.
Modifica di un modulo PDF esistente
Questo è forse il modo più semplice per rendere un pdf compilabile. Tutto ciò che dovete fare è trovare un modulo PDF che soddisfi i vostri requisiti, aprirlo in PDF Extra e iniziare a modificarlo con una vasta gamma di potenti strumenti di modifica a vostra disposizione.
Ad esempio, è possibile aggiungere o eliminare testo, scambiare i caratteri, giocare con le opzioni di spaziatura e così via, fino a ottenere un modulo PDF compilabile di cui si è pienamente soddisfatti. Tuttavia, se il vostro modulo non è in formato PDF, non temete: PDF Extra ha qualche asso nella manica in più.
Convertire un modulo esistente in PDF
Questo è un altro modo incredibilmente semplice per creare moduli PDF compilabili. Gli utenti abbonati al nostro piano PDF Extra Ultimate possono convertire rapidamente i moduli in formato Word in PDF modificabili e completamente ricercabili senza comprometterne la formattazione o la qualità. Quindi, come creare moduli PDF compilabili attraverso la conversione dei file?
Il processo è piuttosto semplice:
1. Avviare PDF Extra.
2. Cliccate su Altro → Crea da documenti Office.
3. Scegliete il modulo che desiderate convertire in PDF.
4. Attendere qualche secondo mentre PDF Extra converte il file.
5. Il vostro modulo PDF compilabile è pronto!
In alternativa, potete farlo gratuitamente dal vostro browser web: provate!
Scansione con il telefono
L'ultima opzione per digitalizzare rapidamente i documenti esistenti e creare un PDF compilabile è la scansione di un modulo cartaceo utilizzando la fotocamera del telefono. Fortunatamente non è necessario acquistare un'applicazione separata per questa operazione, poiché la licenza Windows di PDF Extra viene fornita anche con le licenze Android e iOS.
Tuttavia, si noti che al momento della stesura del presente documento questo metodo non crea un PDF modificabile nel vero senso della parola, anche se è comunque possibile compilarlo in qualche modo (per saperne di più, si veda più avanti). Detto questo, stiamo lavorando sodo per aggiungere presto questa funzionalità, quindi rimanete sintonizzati! Nel frattempo, se state cercando di creare un pdf che possa essere modificato in modo specifico, vi suggeriamo di modificare un modulo esistente o di convertirne uno in PDF da altri formati di file.
Di seguito illustreremo rapidamente il processo di scansione di un modulo PDF su Android, ma il processo è abbastanza simile anche sui dispositivi Apple. Ecco cosa dovete fare:
1. Scaricate PDF Extra da Google Play.
2. Toccate il pulsante rosso "Scansione" o "Scansione in PDF" nel menu superiore.
3. Scegliere "Documento" dal menu a scorrimento e scattare una foto.
4. Salvare il file con un nome personalizzato una volta soddisfatti dell'anteprima.
5. Il vostro modulo cartaceo sarà immediatamente convertito in PDF!
Come preparare i moduli PDF con PDF Extra
Dopo aver discusso di come creare un PDF che possa essere compilato, il passo logico successivo è quello di esaminare le modalità di compilazione. Dopotutto, non li stiamo raccogliendo per i posteri (a meno che questo non sia il vostro forte, nel qual caso, il potere è tutto vostro!). Tuttavia, se si vuole fare del lavoro vero e proprio, ci sono due modi per farlo, a seconda di come si è creato il modulo.
Supponiamo che vogliate compilare un modulo OF 108, un modulo opzionale del governo statunitense relativo all'uso quotidiano del vostro veicolo che include anche una pratica lista di controllo per la manutenzione. Per compilarlo:
1. Aprite il modulo in formato PDF Extra.
2. Tutti i campi compilabili saranno automaticamente evidenziati in blu. Fare clic su uno di essi per iniziare a digitare le informazioni.
NOTA: se si incontra un campo protetto, è necessario inserire un certificato digitale valido prima di procedere.
3. Lo stesso vale per i segni di spunta: fare clic su uno qualsiasi dei riquadri per inserire un segno di spunta o fare nuovamente clic per rimuoverlo.
4. Se necessario, è possibile disegnare liberamente la propria firma o utilizzarne una già pronta.
E se il modulo è stato scansionato con il telefono? In questo caso, non sarà possibile modificare direttamente il file.
Tuttavia, è possibile compilare il modulo attraverso la scheda "Compila e firma" di PDF Extra, come si è visto sopra, mettendo i segni di spunta nella posizione desiderata e inserendo testo e firme personalizzate dove e se necessario.
Riflessioni finali
Bene, questo è l'argomento su come creare un PDF che può essere compilato.
Come potete vedere, al giorno d'oggi la creazione e la modifica di moduli compilabili non è solo consigliata, ma praticamente obbligatoria, poiché vi farà risparmiare un sacco di tempo prezioso, senza contare che è un'alternativa molto più ecologica rispetto allo spreco di inchiostro e carta. Inoltre, è possibile condividere il proprio lavoro in un istante con tutte le persone che si desidera con un solo sorso di caffè.
Quindi, che si tratti di modificare i moduli di sondaggio degli utenti esistenti o di digitalizzare qualsiasi cosa abbiate in serbo nel vostro archivio, PDF Extra vi copre.
Inoltre, il supporto multipiattaforma vi permetterà di lavorare praticamente ovunque, a casa, in ufficio o in viaggio, con un'unica licenza di PDF Extra, trasformando anche il vostro telefono in uno scanner portatile per documenti. Tutto questo sembra un ottimo affare, non è vero?
Provate PDF Extra e aumentate la vostra produttività su qualsiasi dispositivo senza alcun costo.