Comment créer un PDF qui peut être rempli ?

Grâce aux PDF remplissables, l'époque pénible de l'impression, du remplissage et de la numérisation de plusieurs formulaires à la fois est révolue. De nos jours, il est facile de trouver des logiciels qui peuvent vous aider à faire le travail en quelques clics, sans avoir à vous soucier des cartouches de toner et des imprimantes qui se bloquent.

Si vous vous êtes déjà demandé comment accélérer votre processus de remplissage et de signature, vous êtes au bon endroit. Qu'il s'agisse d'enquêtes et de questionnaires détaillés ou de demandes et de contrats, tout peut être facilement converti en formulaire PDF à l'aide de PDF Extra. Mais avant de nous plonger dans les détails de la création d'un formulaire PDF modifiable, examinons les nombreux avantages d'une telle démarche.

Pourquoi passer aux formulaires PDF modifiables ?

Selon une étude réalisée par la PDF Association en 2015, 73 millions de nouveaux documents PDF sont enregistrés chaque jour dans Google Drive et Mail uniquement, ce qui laisse imaginer le nombre de PDF créés quotidiennement dans le monde.

À nos yeux, les PDF remplissables (et les logiciels PDF en général) sont donc tout aussi essentiels que les principaux outils de productivité en nuage et les logiciels de collaboration en équipe actuellement disponibles sur le marché. Voici quelques-uns des avantages auxquels vous pouvez vous attendre une fois que vous aurez intégré les formulaires PDF à votre flux de travail.

1. Efficacité accrue. L'époque où vous deviez imprimer des formulaires, les remplir à la main et les numériser sur votre PC est révolue. Aujourd'hui, vous pouvez tout faire numériquement en quelques minutes, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches qui méritent davantage votre attention.
   
   
2. Moins d'encombrement. Les PDF numériques sont beaucoup plus faciles à stocker et à partager que leurs équivalents papier. Ainsi, vous pouvez non seulement les joindre facilement à des courriers électroniques, mais ils prennent également beaucoup moins de place dans les classeurs. En fait, vous pourriez même vous passer complètement de classeurs !
   
   
3. Un formatage cohérent. En optant pour la création d'un formulaire PDF modifiable au lieu d'utiliser du papier ordinaire, vous êtes en mesure de partager instantanément votre travail avec d'autres personnes tout en vous assurant que vos formulaires s'afficheront correctement sur pratiquement tous les appareils existants.
   
   
4. Une meilleure sécurité. Si vous ne gardez pas vos formulaires sous clé, vous courez toujours le risque que quelqu'un y jette un coup d'œil pendant votre pause déjeuner. Et si cela ne pose pas de problème dans la plupart des cas, cela peut s'avérer catastrophique si les formulaires contiennent des informations confidentielles sur les clients. En revanche, les formulaires PDF numériques peuvent être expurgés, protégés par un mot de passe, signés numériquement et même cryptés selon une norme industrielle.
   
   

Maintenant que vous savez pourquoi vous devriez opter pour les formulaires PDF, comment les créer ?

Comment créer un formulaire PDF modifiable avec PDF Extra ?

PDF Extra propose trois méthodes distinctes pour créer des formulaires PDF remplissables. Examinons chacune d'entre elles plus en détail.

Modification d'un formulaire PDF existant

Il s'agit sans doute de la méthode la plus simple pour rendre un formulaire PDF remplissable. Il vous suffit de trouver un formulaire PDF répondant à vos besoins, de l'ouvrir dans PDF Extra et de commencer à le modifier à l'aide de l'un des nombreux et puissants outils d'édition mis à votre disposition.

Par exemple, vous pouvez ajouter ou supprimer du texte, changer de police, jouer avec les options d'espacement, etc. jusqu'à ce que vous obteniez un formulaire PDF remplissable qui vous satisfasse pleinement. Toutefois, si votre formulaire n'est pas au format PDF, PDF Extra a plus d'un tour dans son sac.

Conversion d'un formulaire existant au format PDF

Il s'agit d'un autre moyen incroyablement simple de créer des formulaires PDF à remplir. Les utilisateurs qui sont abonnés à notre plan PDF Extra Ultimate peuvent rapidement convertir des formulaires au format Word en PDF éditables et entièrement consultables sans compromettre leur formatage ou leur qualité. Alors, comment créer des formulaires PDF remplissables grâce à la conversion de fichiers ?

Le processus est assez simple :

1. Lancez PDF Extra.

2. Cliquez sur Plus → Créer à partir de documents Office.

3. Choisissez le formulaire que vous souhaitez convertir en PDF.

4. Patientez quelques secondes pendant que PDF Extra convertit votre fichier.

5. Votre formulaire PDF remplissable est prêt !

Vous pouvez également effectuer cette opération gratuitement à partir de votre navigateur web - essayez-le !

Numérisation avec votre téléphone

La dernière option pour numériser rapidement vos documents existants et créer un PDF à remplir consiste à scanner un formulaire papier à l'aide de l'appareil photo de votre téléphone. Heureusement, vous n'aurez pas besoin d 'acheter une application séparée pour cela puisque votre licence Windows de PDF Extra est également fournie avec des licences Android et iOS.

Toutefois, veuillez noter qu'au moment où nous écrivons ces lignes, cette méthode ne permet pas de créer un PDF éditable au sens propre du terme, bien que vous puissiez toujours le remplir d'une certaine manière (nous y reviendrons un peu plus tard). Cela dit, nous travaillons d'arrache-pied pour ajouter cette fonctionnalité très bientôt, alors restez à l'écoute ! En attendant, si vous cherchez à créer un PDF qui peut être édité spécifiquement, nous vous suggérons d'éditer un formulaire existant ou d'en convertir un au format PDF à partir d'autres formats de fichier.

Ci-dessous, nous décrivons rapidement le processus de numérisation d'un formulaire PDF sur Android, mais le processus est assez similaire sur les appareils Apple également. Voici ce que vous devez faire :

1. Téléchargez PDF Extra sur Google Play.

2. Tapez sur le bouton rouge "Numériser " ou sur "Numériser en PDF" dans le menu supérieur.

3. Choisissez "Document" dans le menu déroulant et prenez une photo.

4. Enregistrez votre fichier sous un nom personnalisé une fois que vous êtes satisfait de l'aperçu.

5. Votre formulaire papier est maintenant instantanément converti en PDF !

Comment préparer des formulaires PDF avec PDF Extra

Maintenant que nous avons abordé la question de la création d'un formulaire PDF pouvant être rempli, l'étape suivante consiste logiquement à examiner les différentes manières de le remplir. Après tout, nous ne les collectionnons pas pour la postérité (sauf si c'est votre truc, auquel cas, bravo !). Toutefois, si vous souhaitez effectuer un travail concret, vous pouvez procéder de deux manières différentes, en fonction de la façon dont vous avez créé votre formulaire.

Supposons que vous souhaitiez remplir un formulaire OF 108 - un formulaire facultatif du gouvernement américain concernant l'utilisation quotidienne de votre véhicule, qui comprend également une liste de contrôle pratique pour l'entretien. Pour le remplir, procédez comme suit

1. Ouvrez le formulaire au format PDF Extra.

2. Tous les champs à remplir sont automatiquement surlignés en bleu. Cliquez sur l'un d'entre eux pour commencer à saisir vos informations.

REMARQUE : Si vous rencontrez un champ protégé, vous devrez d'abord saisir un certificat numérique valide avant de continuer.

3) Il en va de même pour les coches : cliquez sur l'un des carrés pour placer une coche ou cliquez à nouveau pour la supprimer.

4. Si nécessaire, vous pouvez également dessiner librement votre signature ou utiliser une signature préétablie.

Mais que se passe-t-il si vous scannez votre formulaire avec votre téléphone ? Dans ce cas, vous ne pourrez pas modifier le fichier directement.

Toutefois, vous pouvez toujours remplir votre formulaire via l'onglet "Remplir et signer" de PDF Extra, comme indiqué ci-dessus, en cochant les cases aux endroits souhaités et en insérant du texte et des signatures personnalisés à l'endroit et au moment voulus.

Dernières réflexions

Voilà qui couvre la question de la création d'un PDF pouvant être rempli.

Comme vous pouvez le constater, de nos jours, la création et l'édition de formulaires à remplir ne sont pas seulement recommandées - elles sont presque obligatoires, car elles vous feront gagner un temps précieux, sans parler du fait qu'il s'agit d'une alternative beaucoup plus écologique au gaspillage d'encre et de papier. Vous pouvez également partager votre travail en un instant avec autant de personnes que vous le souhaitez, en une seule gorgée de café.

Ainsi, qu'il s'agisse de modifier des formulaires d'enquête existants ou de numériser tout ce qui se trouve actuellement dans votre armoire, PDF Extra vous couvre.

En outre, la prise en charge multiplateforme vous permettra de travailler depuis pratiquement n'importe où - chez vous, au bureau ou en déplacement - avec une seule licence PDF Extra, tout en transformant votre téléphone en scanner de documents portable. Tout cela semble être une bonne affaire, n'est-ce pas ?

Essayez PDF Extra et boostez votre productivité sur n'importe quel appareil, gratuitement.