Dank ausfüllbarer PDF-Dateien sind die Zeiten, in denen man mehrere Formulare gleichzeitig ausdrucken, ausfüllen und einscannen musste, längst vorbei. Heutzutage ist es ein Leichtes, Software zu finden, mit der Sie die Arbeit mit nur wenigen Klicks erledigen können, ohne sich jemals wieder mit Tonerkartuschen und verstopften Druckern herumschlagen zu müssen.
Wenn Sie sich also schon immer gefragt haben, wie Sie Ihren Arbeitsprozess beim Ausfüllen und Unterschreiben beschleunigen können, sind Sie hier genau richtig. Von detaillierten Umfragen und Fragebögen bis hin zu Anträgen und Verträgen können Sie mit PDF Extra ganz einfach ein PDF-Formular erstellen. Doch bevor wir uns mit den Feinheiten der Erstellung eines bearbeitbaren PDF-Formulars befassen, sollten wir uns zunächst die vielen Vorteile ansehen, die eine solche Lösung mit sich bringt.
Warum sollte man auf ausfüllbare PDF-Formulare umsteigen?
Laut einer Studie der PDF Association aus dem Jahr 2015 werden allein in Google Drive und Mail jeden Tag 73 Millionen neue PDF-Dokumente gespeichert - Sie können sich also vorstellen, wie viele PDFs heute weltweit täglich erstellt werden.
In unseren Augen hat dies dazu geführt, dass ausfüllbare PDFs (und PDF-Software im Allgemeinen) genauso unverzichtbar geworden sind wie die derzeit führenden Cloud-Produktivitäts-Tools und Software für die Zusammenarbeit in Teams auf dem Markt. Hier sind nur einige der Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie PDF-Formulare in Ihren Arbeitsablauf integrieren.
- Gesteigerte Effizienz. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Formulare ausdrucken, von Hand ausfüllen und dann wieder in Ihren PC einscannen mussten. Heute können Sie alles in wenigen Minuten digital erledigen und sich so auf Aufgaben konzentrieren, die Ihre Aufmerksamkeit viel mehr verdienen.
- Weniger Unordnung. Digitale PDF-Dateien lassen sich viel einfacher speichern und weitergeben als ihre Pendants auf Papier. Auf diese Weise können Sie sie nicht nur problemlos an E-Mails anhängen, sondern sie nehmen auch viel weniger Platz in den Aktenschränken ein. Sie könnten die Schränke sogar ganz abschaffen!
- Einheitliche Formatierung. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein bearbeitbares PDF-Formular zu erstellen, anstatt sich auf normales Papier zu verlassen, können Sie Ihre Arbeit sofort mit anderen teilen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Formulare auf nahezu jedem Gerät korrekt angezeigt werden.
- Bessere Sicherheit. Wenn Sie Ihre Formulare nicht unter Verschluss halten, laufen Sie immer Gefahr, dass jemand einen Blick darauf wirft, während Sie in der Mittagspause unterwegs sind. Und auch wenn dies in den meisten Fällen kein Grund zur Sorge sein mag, kann es absolut katastrophal sein, wenn die Formulare vertrauliche Kundendaten enthalten. Im Gegensatz dazu können digitale PDF-Formulare geschwärzt, mit einem Passwort geschützt, digital signiert und sogar nach einem Industriestandard verschlüsselt werden.
Nun, da Sie wissen, warum Sie sich für PDF-Formulare entscheiden sollten, wie erstellen Sie diese?
Wie erstellt man ein editierbares PDF-Formular mit PDF Extra?
PDF Extra bietet drei verschiedene Methoden, um ausfüllbare PDF-Formulare zu erstellen. Schauen wir uns jede davon genauer an.
Ein bestehendes PDF-Formular bearbeiten
Dies ist vielleicht der einfachste Weg, ein PDF-Formular ausfüllbar zu machen. Suchen Sie einfach ein PDF-Formular, das Ihren Anforderungen entspricht, öffnen Sie es in PDF Extra und nehmen Sie mit einem der zahlreichen leistungsstarken Bearbeitungswerkzeuge, die Ihnen zur Verfügung stehen, Änderungen daran vor.
Sie können zum Beispiel Text hinzufügen oder löschen, Schriftarten austauschen, mit den Abständen spielen usw., bis Sie ein ausfüllbares PDF-Formular haben, mit dem Sie voll und ganz zufrieden sind. Wenn Ihr Formular jedoch nicht im PDF-Format vorliegt, müssen Sie keine Angst haben, denn PDF Extra hat noch ein paar zusätzliche Tricks auf Lager.
Konvertierung eines bestehenden Formulars in PDF
Dies ist eine weitere, unglaublich einfache Möglichkeit, ausfüllbare PDF-Formulare zu erstellen. Benutzer, die unser PDF Extra Ultimate-Abo abonniert haben, können Formulare im Word-Format schnell in bearbeitbare und vollständig durchsuchbare PDFs umwandeln, ohne dass die Formatierung oder Qualität beeinträchtigt wird. Wie kann man also ausfüllbare PDF-Formulare durch Dateikonvertierung erstellen?
Der Prozess ist ziemlich einfach:
1. Starten Sie PDF Extra.
2. Klicken Sie auf Mehr → Aus Office-Dokumenten erstellen.
3. Wählen Sie das Formular, das Sie in PDF umwandeln möchten.
4. Warten Sie ein paar Sekunden, während PDF Extra Ihre Datei konvertiert.
5. Ihr ausfüllbares PDF-Formular ist fertig!
Alternativ können Sie die Konvertierung auch direkt von Ihrem Webbrowser aus vornehmen - probieren Sie es aus!
Scannen mit Ihrem Handy
Die letzte Möglichkeit, Ihre vorhandenen Unterlagen schnell zu digitalisieren und eine ausfüllbare PDF-Datei zu erstellen, ist das Scannen eines Papierformulars mit der Kamera Ihres Handys. Glücklicherweise müssen Sie dafür keine separate App kaufen, da Ihre Windows-Lizenz von PDF Extra auch mit Android- und iOS-Lizenzen gebündelt ist.
Bitte beachten Sie jedoch, dass mit dieser Methode zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels keine bearbeitbare PDF-Datei im eigentlichen Sinne erstellt wird, obwohl Sie sie trotzdem in gewisser Weise ausfüllen können (dazu später mehr). Wir arbeiten jedoch hart daran, diese Funktion bald hinzuzufügen, also bleiben Sie dran! Wenn Sie in der Zwischenzeit ein PDF erstellen möchten, das speziell bearbeitet werden kann, empfehlen wir Ihnen, entweder ein bestehendes Formular zu bearbeiten oder ein Formular aus einem anderen Dateiformat in PDF zu konvertieren.
Im Folgenden beschreiben wir kurz den Prozess des Scannens eines PDF-Formulars auf Android-Geräten, aber der Prozess ist auch auf Apple-Geräten ziemlich ähnlich. So müssen Sie vorgehen:
1. Laden Sie PDF Extra von Google Play herunter.
2. Tippen Sie auf die rote Schaltfläche "Scannen" oder auf "Scan to PDF" im oberen Menü.
3. Wählen Sie "Dokument" aus dem Scrollmenü und machen Sie ein Foto.
4. Speichern Sie Ihre Datei unter einem eigenen Namen, wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind.
5. Ihr Papierformular wird nun sofort in eine PDF-Datei umgewandelt!
So erstellen Sie PDF-Formulare mit PDF Extra
Nachdem wir nun besprochen haben, wie man eine ausfüllbare PDF-Datei erstellt, ist der nächste logische Schritt die Frage, wie man sie ausfüllen kann. Schließlich sammeln wir sie ja nicht für die Nachwelt (es sei denn, das ist Ihr Ding, in diesem Fall wünsche ich Ihnen viel Erfolg!) Wenn Sie jedoch tatsächlich etwas arbeiten wollen, gibt es zwei Möglichkeiten, je nachdem, wie Sie Ihr Formular erstellt haben.
Nehmen wir an, Sie möchten ein OF 108-Formular ausfüllen - ein optionales Formular der US-Regierung für die tägliche Nutzung Ihres Fahrzeugs, das auch eine praktische Wartungscheckliste enthält. So füllen Sie es aus:
1. Öffnen Sie das Formular in PDF Extra.
2. Alle ausfüllbaren Felder werden automatisch blau hervorgehoben. Klicken Sie auf eines der Felder, um mit der Eingabe Ihrer Informationen zu beginnen.
HINWEIS: Wenn Sie auf ein geschütztes Feld stoßen, müssen Sie zuerst ein gültiges digitales Zertifikat eingeben, bevor Sie fortfahren können.
(3) Das Gleiche gilt für Häkchen - klicken Sie einfach auf ein beliebiges Feld, um ein Häkchen zu setzen, oder klicken Sie erneut, um es zu entfernen.
4. Bei Bedarf können Sie auch Ihre Unterschrift frei zeichnen oder eine vorgefertigte Unterschrift verwenden.
Was aber, wenn Sie Ihr Formular mit Ihrem Handy gescannt haben? In diesem Fall können Sie die Datei nicht direkt bearbeiten.
Sie können Ihr Formular jedoch immer noch über die Registerkarte "Ausfüllen & Unterschreiben" von PDF Extra ausfüllen, indem Sie an der gewünschten Stelle ein Häkchen setzen und bei Bedarf benutzerdefinierten Text und Unterschriften einfügen.
Abschließende Überlegungen
Damit ist das Thema, wie man eine ausfüllbare PDF-Datei erstellt, abgeschlossen.
Wie Sie sehen, ist das Erstellen und Bearbeiten von ausfüllbaren Formularen heutzutage nicht nur empfehlenswert, sondern geradezu obligatorisch, da es Ihnen eine Menge wertvoller Zeit spart, ganz zu schweigen davon, dass es eine viel umweltfreundlichere Alternative zur Verschwendung von Tinte und Papier darstellt. Außerdem können Sie Ihre Arbeit mit einem einzigen Schluck Kaffee sofort mit so vielen Personen teilen, wie Sie möchten.
Ganz gleich, ob Sie bestehende Umfragebögen bearbeiten oder alles, was Sie derzeit in Ihrem Aktenschrank aufbewahren, digitalisieren möchten, PDF Extra ist für Sie da.
Dank der plattformübergreifenden Unterstützung können Sie mit einer einzigen PDF Extra-Lizenz von überall aus arbeiten - zu Hause, im Büro oder unterwegs - und gleichzeitig Ihr Handy in einen tragbaren Dokumentenscanner verwandeln. Das klingt nach einem ziemlich guten Angebot, oder?
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