В миналото прекарването на безброй часове в претърсване на неорганизирани книги или документи беше норма. В днешната забързана среда вече не можете да си позволите този лукс.
Ако работите от вкъщи по амбициозен международен проект и просто не можете да откриете липсващия доклад, колкото и да се стараете, не се притеснявайте - ние сме на ваше разположение! Нека разгледаме 4 стратегии, които можете да използвате, за да си върнете контрола над файловете веднъж завинаги.
#1. Давайте подходящи имена на PDF файловете си
Преди да направите каквито и да било реални промени във вашите файлове, трябва да измислите ефективна система за организиране на PDF файловете. Мислете за документите си като за гардероба си - вероятно бихте прекарали векове в търсене на нещо подходящо за носене навън, ако всичко, с което си имате работа, е една огромна купчина дрехи на пода, нали? Същото важи и за вашите цифрови PDF файлове - колкото по-организирани, толкова по-добре. За да започнете работа, започнете с най-широката възможна категория и оттам продължете надолу. Какво имаме предвид под това?
Да кажем, че сте счетоводител. Можете да създадете широка папка, наречена " Финанси", която след това може да включва фактури, квитанции и други подпапки. А когато става въпрос за именуване на действителните ви PDF файлове, не забравяйте да включите и подходящи ключови думи. По този начин PDF файл в папката с фактури може да се чете Doe_John_invoice_28.11.2022.pdf, вместо двусмисления invoice.pdf или, не дай си боже, unnamed.pdf.
Но преди да се заемете с усърдното организиране на PDF файлове, имайте предвид, че не всички символи работят добре с различните операционни системи. Windows например няма да ви позволи да включите някой от следните символи: / ? < > : * | " и ^. Тя също така няма да създаде пътища към файлове, по-дълги от 260 символа. За справка, пътят C:/Accounting/Invoices/John_Doe_Invoice е дълъг 39 знака. Стига да не надхвърляте тези ограничения, всичко е наред.
#2. Организирайте това, което вече е там
Добре, сега, след като знаете къде се намира всеки файл в системата ви, е време да стартирате PDF органайзер и да свършите някаква реална работа. Ако файловете ви са перфектни такива, каквито са, чудесно! Рано или късно обаче вероятно ще се сблъскате с "КОРАБАТА": документ, който е толкова дезорганизиран, че искате да забравите, че някога е съществувал. За щастие, връщането на нещата в правия път е бързо и лесно с PDF Extra на ваша страна.
Как да изтриете страници от PDF файл
Нека започнем с премахването на това, което не е необходимо. За да изтриете безполезните страници от вашия документ:
1. Стартирайте програмата и щракнете върху
Organize Pages (Организиране на страниците) от главното меню.
2. Отворете файла, който искате да организирате
3. Изберете страницата, която искате да премахнете, и щракнете върху иконата на кошче за боклук или върху Delete Pages (Изтриване на страници) в горния ляв ъгъл на екрана.
СЪВЕТ: Можете също така да премахнете няколко страници наведнъж, като задържите натиснат SHIFT или CTRL.
Това е всичко - говорим за простота! След това може да искате да добавите обратно съдържанието, което липсва.
Как да добавяте нови страници в PDF файл
- Докато сте все още в раздела Организиране на страници , щракнете върху Вмъкване на страници. Можете да добавите страници от друг PDF документ, сканиран документ или дори изображение от клипборда - всичко зависи от вас.
СЪВЕТ: Трябва да използвате повторно една и съща страница или таблица в PDF документа си. Вместо това използвайте Дублирани страници!
- Изберете дали искате да включите новото съдържание преди или след определена страница или в началото/края на вашия PDF файл, след което просто натиснете OK.
Добра работа досега! Нека разгледаме други начини, по които можете да организирате PDF страници.
Как да завъртите страници в PDF файл
В случай че някои от току-що вмъкнатите страници са обърнати настрани или надолу, можете бързо да подредите PDF файла си, като завъртите страниците по посока на часовниковата стрелка, обратно на часовниковата стрелка или на 180 градуса, като по този начин осигурите еднакво преживяване при четене за всички.
Говорейки за последователност, може би е време да обърнем внимание на досадното форматиране на страниците.
Как да номерирате страници в PDF
Нещата изглеждат все по-добре с всяка изминала минута! Но въпреки че успешно сте съкратили излишното съдържание и сте добавили обратно ценните си сведения, подредбата на страниците все още изглежда безсмислена. За да поправите това:
1. Навигирайте до
Етикети на страници.
2. Изберете вида на номерацията на страниците, която искате (1, 2, 3 / a, b, c, / I, II, III и т.н.). Можете да приложите етикетите към целия документ или само към избрани страници.
СЪВЕТ: Ако трябва просто да пренаредите отделни страници, можете да го направите, като ги плъзнете и пуснете директно в раздела
Организиране на страници.
3. Добавяне на потребителски префикси (по избор). Нашият организатор на PDF страници ви позволява да включите допълнителна информация към всеки номер на страница.
Например първите ви три страници могат да бъдат наречени 1a, 2a и 3a, докато останалата част от документа може да бъде форматирана нормално. След това можете бързо да прегледате крайния резултат, преди да направите каквито и да било промени.
#3. Не можете да си позволите да изтривате страници? Вместо това ги извлечете
Понякога не е задължително да премахнете окончателно някои от страниците, тъй като те могат да се окажат полезни в бъдещ проект. Има обаче много по-бърз начин да направите това, отколкото просто да копирате оригиналния файл в неговата цялост и щателно да изтриете това, което не е необходимо. Този метод се нарича извличане на страници. За да извлечете страници от вашия PDF файл:
- Изберете страниците, които вече не желаете да останат в оригиналния файл.
- Щракнете върху Извличане на страници. Сега можете да запишете извлечените страници като нов PDF файл.
- Изтриване на страниците от оригиналния документ (по желание). Ако не искате да оставяте никакви копия, можете да поставите отметка на опцията Изтриване на страници след извличане и PDF Extra ще се погрижи за останалото.
Това е всичко! Единственото нещо, което остава да направите, е да измислите умно име за тази нова версия на файла, за да избегнете евентуално объркване по-късно по пътя.
#4. Комбинирайте PDF файлове, за да спестите място и да намерите нещата по-бързо
Едно нещо е да организирате PDF файлове, когато имате само десетина документа в папките си. Рискът от неправилно поставяне на даден файл обаче става по-голям, когато започнете да работите ежедневно с множество клиенти. Именно тук нашият вграден комбинатор е особено полезен, тъй като ви позволява бързо да обединявате няколко PDF файла , без да нарушавате форматирането им или да влошавате качеството им. Ето как работи той:
1. щракнете върху
Combine Files (Обединяване на файлове), за да отворите диалоговия прозорец за обединяване на PDF файлове в PDF Extra, след което върху
Add a File (Добавяне на файл), за да вмъкнете толкова файлове, колкото ви трябват. Точно както при PDF страниците, можете да плъзгате и пускате документи, за да променяте бързо реда на появата им.
2. В случай че случайно сте добавили нещо, което не ви е необходимо, винаги можете да го изтриете, като щракнете върху иконата на кошчето за боклук. Можете също така бързо да прегледате съдържанието на всеки файл, като го разширявате или свивате, за да сте сигурни, че сливате правилните файлове.
3. Щракнете върху Combine (Комбиниране). Ако сте изпълнили правилно всички стъпки, няколко секунди по-късно трябва да гледате добре форматиран документ, съдържащ всички ваши файлове.
Заключителни мисли
Както виждате, създаването на ефективна система за управление е много повече от задължителен протокол. Лесната за търсене база данни ще намали драстично времето за престой при търсене на документи, ще повиши рязко ефективността ви, ще направи клиентите ви по-щастливи и в резултат ще подобри имиджа на марката ви. Като допълнителен бонус ще спестите и много място и няма да ви се налага да харчите за нов твърд диск или абонаментен план за облак.
Така че, ако ви е омръзнало постоянно да губите време в търсене на правилните файлове или да се извинявате на клиентите, след като сте им изпратили грешните, ви каним да опитате нашия PDF органайзер. Щракнете върху "НАУЧИ ПОВЕЧЕ ", за да се запознаете по-добре с нашия модул "Органайзер ", или подходете практически, като изтеглите приложението безплатно и започнете 14-дневен пробен период.