Wie man ein digital signiertes PDF-Dokument bearbeitet

Die Bearbeitung eines digital signierten PDF-Dokuments kann etwas heikel sein, da die Signatur dazu dient, sicherzustellen, dass das Dokument nicht manipuliert wurde. Auch wenn Sie solche Dateien nicht im eigentlichen Sinne bearbeiten können, gibt es dennoch Möglichkeiten, mit ihnen zu interagieren, ohne dass die ursprüngliche Signatur ungültig wird. Schauen Sie sich mit uns an, was Sie mit digital signierten Dateien mit PDF Extra alles machen können (und was nicht). Aber bevor wir loslegen...

Was ist ein digital signiertes PDF-Dokument?

Digitale Signaturen sind eine der beliebtesten Methoden zur Sicherung einer Datei, und das aus gutem Grund, denn sie sind bekanntermaßen schwer zu fälschen. Aus diesem Grund wird ihre Gültigkeit seit langem von Regierungen und Anwaltskanzleien in aller Welt anerkannt. Digitale Signaturen sind vor allem aus zwei Gründen äußerst nützlich: Sie bestätigen die Identität der Person, die das Dokument unterzeichnet hat, und dienen als Versicherungspolice für den Fall, dass jemand versucht, den Inhalt der PDF-Datei zu verändern.

In der Praxis bedeutet dies, dass, wenn Sie jetzt ein digital signiertes PDF-Dokument öffnen würden, alle Bearbeitungsfunktionen in der Bearbeitungssoftware Ihrer Wahl ausgegraut wären, etwa so:

Und selbst wenn Sie es irgendwie schaffen, die Software zu überlisten und eine signierte PDF-Datei zu bearbeiten, machen Sie die Signatur unwiderruflich ungültig und lassen andere wissen, dass die Datei manipuliert wurde und die darin enthaltenen Informationen nicht mehr vertrauenswürdig sind.

Was können Sie also tun, wenn Ihnen ein digital signiertes Dokument ausgehändigt wird?

Ansehen funktioniert, Drucken auch

Es versteht sich wohl von selbst, dass Sie ein Dokument genauso einfach durchsuchen können wie ein normales PDF-Dokument. Alle Lesemodi sind ebenfalls frei zugänglich, das einzige, was fehlt, ist die Möglichkeit, PDF-Lesezeichen zu setzen, um später darauf zuzugreifen. Und wenn Sie Texte direkt bearbeiten möchten, können Sie die PDF-Datei jederzeit ausdrucken und die gute alte Methode mit Stift und Papier anwenden. Ihren improvisierten Entwurf können Sie dann bei der nächsten Teambesprechung ausführlich besprechen.

Sie können eigene digitale Signaturen hinzufügen

In manchen Fällen muss eine Datei von mehreren Parteien digital signiert werden, z. B. bei der Genehmigung eines Standardarbeitsanweisungsdokuments. Wenn das der Fall ist und Sie zu den Personen auf dieser Liste gehören, brauchen Sie sich nicht zu grämen, denn mit PDF Extra können Sie das Dokument auch dann digital signieren, wenn Sie keine Berechtigung zur Bearbeitung haben.

Also, wie signiert man ein bereits signiertes PDF? Sie müssen nur diese drei einfachen Schritte befolgen:

1. Gehen Sie zu "Schützen" → "Digitales Signieren".

2. Fügen Sie der PDF-Datei an der Stelle, an der Sie Ihre digitale Signatur anbringen möchten, ein Unterschriftsfeld hinzu (siehe unten).

3. Wählen Sie Ihre Signatur aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie auf "Signieren".

Das war's auch schon! Wenn Sie die Schritte richtig befolgt haben, sollte Ihre digitale Signatur etwa so aussehen:

Wie Sie sehen können, werden Sie auch aufgefordert, die PDF-Datei als neue Datei zu speichern. Dies geschieht, um ein versehentliches Überschreiben zu vermeiden, aber da Sie nur eine von vielen Parteien sind, die dieses Dokument unterschreiben, könnten Sie das Original überschreiben.

Zusammenarbeit ist immer noch eine gute Option

Nur weil bei digital signierten Dokumenten keine Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung stehen, heißt das nicht, dass Sie nicht mit Ihren Kollegen an einem Projekt zusammenarbeiten können. Mit PDF Extra können Sie beispielsweise nach wie vor Kommentare hinterlassen, Texte in benutzerdefinierten Farben hervorheben, Schnappschüsse machen, Textfelder einfügen, Rechtecke und andere geometrische Formen hinzufügen und sogar vorgefertigte Stempel wie "Ungültig", "Genehmigt" oder "Zur Veröffentlichung" einfügen .

Schließlich können Sie auch Dateien an eine PDF-Datei anhängen. Dazu gehören verschiedene Bilder oder sogar andere PDF-Dateien, falls Sie relevantes Begleitmaterial mitschicken oder einfach etwas genauer erläutern möchten, ohne einen Kommentar in der Größe eines Miniromans schreiben zu müssen.

Sie können in andere Dateiformate konvertieren

Wenn Sie aus irgendeinem Grund eine digital signierte PDF-Datei in ein anderes gängiges Dateiformat umwandeln müssen, z. B. Word oder ein JPEG, ist PDF Extra für Sie da. Sobald Sie Ihre Datei geöffnet haben, gehen Sie einfach auf die Registerkarte "Konvertieren", wo Sie die Möglichkeit haben, ein PDF in Word, Excel, Epub oder als Bild zu exportieren (sowohl JPEG als auch PNG werden unterstützt). Wenn die Konvertierung abgeschlossen ist, werden Sie feststellen, dass alles so ist, wie Sie es in Erinnerung haben - elegant und perfekt formatiert.

Wie kann man ein digital signiertes PDF-Dokument als Eigentümer bearbeiten?

Manchmal müssen Sie zu einem PDF-Dokument zurückkehren, das Sie zuvor signiert haben, und einige schnelle Änderungen vornehmen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die digitale Signatur vollständig aus der Datei gelöscht wird. Da Sie der Eigentümer der Signatur sind, haben Sie auch die Berechtigung, diese zu entfernen und die vollen Bearbeitungsmöglichkeiten von PDF Extra freizuschalten.

1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie ändern möchten.

2. Gehen Sie zu "Ansicht" → "Digitale Signaturen".

Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche "Signaturen-Panel öffnen" neben der Pop-up-Meldung "Signiert und alle Signaturen sind gültig" klicken, die beim Öffnen des Dokuments erscheint.

3. Auf der linken Seite sollten Sie nun eine Liste aller digitalen Signaturen sehen, die in Ihrem Dokument enthalten sind.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Signatur und wählen Sie "Signatur löschen".

Sie können nun alle Änderungen an Ihrem Dokument vornehmen, als ob es nie digital signiert worden wäre!

Weitere Empfehlungen und Tipps

Es gibt noch ein paar weitere Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie jemals mit digital signierten PDFs arbeiten müssen.

• Bei digitalen Signaturen wird in der Regel der Name der Person angezeigt, die das Dokument unterzeichnet hat. Sie können jedoch zusätzliche Informationen über die Signatur und ihren Besitzer abrufen, indem Sie auf das Rechteck um den Text doppelklicken. Daraufhin öffnet sich ein separates Fenster, das den Namen des Unterzeichners, seine E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Unterzeichnung des PDF-Dokuments, die Berechtigungen, die andere Benutzer bei der Anzeige dieses Dokuments haben, sowie den aktuellen Status der digitalen Signatur enthält: GÜLTIG oder UNGÜLTIG.

• Wenn Sie das Dokument selbst signieren, ist es eine gute Faustregel, die zertifizierte PDF-Datei immer als neue Datei und unter einem etwas anderen Namen über das Menü "Speichern unter" zu speichern. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich die Originaldatei mit der zertifizierten Version überschreiben und damit Ihre PDF-Bearbeitungsberechtigung verlieren. Außerdem müssen Sie Ihre Signatur nicht jedes Mal löschen, wenn Sie Änderungen an Ihrem Dokument vornehmen wollen.

• Wenn Sie möchten, dass andere nur die Berechtigung haben, Ihre PDF-Datei einzusehen, können Sie die Option "Dokument nach dem Signieren sperren" aktivieren, bevor Sie Ihre digitale Signatur anbringen. In diesem Fall müssen Sie unbedingt eine Kopie Ihres Dokuments erstellen, denn wenn Sie diese Funktion aktivieren, ist Ihr Dokument für alle - auch für Sie selbst - schreibgeschützt.

• Wenn Sie umfangreiche Änderungen an einer Datei vornehmen möchten, die von einer anderen Person signiert wurde, oder eine gesperrte (schreibgeschützte) Datei mit Anmerkungen versehen, signieren oder konvertieren möchten, ist es am besten, sich an die Person zu wenden, die das Dokument signiert hat, und um die Entfernung der Signatur zu bitten, eine unsignierte Kopie der Datei zu erhalten oder sich das Zertifikat mit der eigentlichen digitalen Signatur zusenden zu lassen, das Sie dann verwenden können, um volle Berechtigungen zu erhalten.

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