Desde la noche de los tiempos, las firmas nos han guiado incansablemente por el camino de la alfabetización y la responsabilidad. Partiendo de marcas simplistas, sellos y anillos de sello, a lo largo de los siglos evolucionaron hasta convertirse en las firmas manuscritas, o "firmas húmedas", que tan bien conocemos hoy en día.
Únicas para cada persona, hasta hace muy poco eran la norma de facto para firmar y validar documentos de todo tipo, normalmente contratos de algún tipo, pero también necesarias para cosas como ceremonias de boda o políticas y procedimientos de empresa (ya sabe, los que probablemente nunca leyó antes de poner su firma en el campo vacío).
Pero todo eso cambió con la llegada de la tecnología y la transformación digital de las empresas, donde la velocidad y la eficiencia son las reinas. Y así nacieron las firmas electrónicas y digitales, réplicas virtuales de las firmas húmedas que pueden hacer casi todo lo que éstas, sólo que más rápido y mejor. Esta situación no hizo sino empeorar durante la pandemia de COVID-19, cuando la gente se vio obligada a realizar negocios a distancia y, por tanto, se hizo habitual firmar documentos a distancia.
Dicho esto, las firmas húmedas aún mantienen su vigencia y siguen utilizándose, especialmente en el ámbito jurídico. Hoy nos proponemos responder a algunas preguntas que esperamos le ayuden a desmitificar el papel de las firmas húmedas en el siglo XXI, a saber:
- ¿Qué es una firma húmeda?
- ¿Cuándo utilizar una firma húmeda?
- ¿Cuáles son los pros y los contras de la firma húmeda?
- ¿Cómo añadir firmas húmedas a un PDF?
- ¿En qué se diferencian las firmas húmedas de las firmas electrónicas y digitales?
Entremos de lleno en el tema.
¿Qué es una firma húmeda?
Una firma húmeda es otra forma de llamar a una firma manuscrita. Se llama así por el tiempo que tarda en secarse la tinta del documento firmado. Una firma húmeda puede ser cualquier cosa, desde escribir tu nombre con un bolígrafo hasta garabatear apresuradamente tus iniciales o incluso poner una "X" o la huella de un pulgar con tinta: cualquier cosa que pueda vincular tu identidad al documento que estás firmando. La principal razón por la que se hace esta distinción es para separar las firmas manuscritas de sus hermanas más modernas: las firmas electrónicas y digitales.
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¿Cuándo utilizar firmas húmedas?
Lo creas o no, sigue habiendo razones por las que deberías practicar tu caligrafía incluso en este panorama de productividad tan cambiante. Estos son algunos de los casos de uso más comunes para la firma húmeda en la era post-COVID:
- Documentos legales. Algunos documentos, como testamentos, escrituras y documentos notariales, siguen necesitando firmas húmedas. Los testamentos, en particular, deben firmarse con tinta en presencia física para que surtan efecto.
- Formularios y solicitudes gubernamentales. Los gobiernos tienen fama de ir a remolque de los tiempos, por lo que cosas como las solicitudes de pasaporte o los formularios de registro de votantes seguirán requiriendo tu firma manuscrita.
- Ocasiones formales. Las firmas de diplomas, certificados de matrimonio y contratos ceremoniales similares se siguen haciendo a la antigua usanza, ya que añaden peso a toda la ceremonia. Imagínese tener que firmar su matrimonio digitalmente en una tableta: no es precisamente romántico, ¿verdad?
Ventajas e inconvenientes de la firma húmeda
Ventajas de la firma húmeda
No es casualidad que, siglos después, las firmas manuscritas sigan siendo reconocidas como legalmente vinculantes en todas las partes del mundo. Aunque las ventajas son muchas, quizá las tres principales razones por las que las empresas de todo el mundo siguen escribiendo con pluma y tinta son:
- Historia y tradición. Dado que existen desde hace tanto tiempo que ya forman parte inseparable de lo que nos hace humanos, las firmas húmedas siguen siendo reconocidas por casi cualquier entidad legal, desde bancos y abogados hasta instituciones gubernamentales.
- Tecnología cero. A diferencia de las firmas electrónicas y digitales, para las que se necesitan al menos conocimientos informáticos, para la firma húmeda sólo se necesita papel y bolígrafo.
- Factor psicológico. El mero hecho de firmar algo físicamente añade un peso adicional a tu compromiso, aunque legalmente no sea diferente de utilizar una firma electrónica.
Pero, ¿cuáles son las desventajas?
Desventajas de la firma húmeda
Con tantos beneficios de la firma manuscrita, debe haber una razón por la que sus equivalentes digitales han despegado en los últimos años, ¿verdad? Lamentablemente, sí.
Para empezar, las firmas húmedas pueden ser un gran inconveniente, ya que requieren que estés físicamente presente, lo que puede ser un problema si tienes una agenda apretada o necesitas hacer un viaje al otro lado del país sólo para añadir tus iniciales a un papel. En segundo lugar, los documentos firmados a mano se guardan en papel, lo que podría ser catastrófico en caso de incendio, inundación u otro peligro. Por último, pero no por ello menos importante, las firmas húmedas pueden falsificarse fácilmente, lo que no ocurre con las firmas electrónicas y digitales.
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¿Cómo insertar una firma húmeda en un PDF?
A pesar de sus claras desventajas, las firmas húmedas siguen estando muy extendidas y es poco probable que desaparezcan pronto, así que más vale que aprendas a utilizarlas en un contexto más moderno, por ejemplo cuando trabajes con un documento PDF. Sí, has leído bien: puedes firmar digitalmente un archivo PDF. Así es como funciona.
Al añadir una firma húmeda a un archivo digital, lo que estás haciendo es convertirlo en una firma electrónica, que tiene el mismo peso legal sin los inconvenientes de tener que firmar los documentos en persona. Dependiendo de su flujo de trabajo preferido, nuestra alternativa PDF Extra de Acrobat le permite añadir una firma húmeda a su PDF de tres formas diferentes, de forma rápida y sencilla.
Echemos un vistazo rápido a cada una de ellas.
Método nº 1: Con el ratón
1. Abra su documento en PDF Extra y haga clic en la pestaña "Rellenar y firmar".
2. Haga clic en el icono "Free Draw" para empezar a dibujar directamente en el documento.
3. Haga clic con el botón derecho en su firma para acceder a opciones adicionales, por ejemplo, si desea cambiar su color, añadir una nota aclaratoria o borrarla por completo.
4. 4. Guarde el documento PDF para que su firma sea permanente.
SUGERENCIA: Para volver a utilizar su firma, vaya a "Firma rápida" → "Añadir firma".
Haga clic en "Aplicar" y podrá acceder a su firma desde el menú desplegable y reutilizarla tantas veces como sea necesario.
Método #2: Usando el teclado
1. Abre tu documento en PDF Extra y haz clic en la pestaña "Llenar y firmar".
2. Vaya a "Firma rápida" → "Añadir firma".
3. Haga clic en "Tipo" y elija la fuente que prefiera.
4. Escriba sus iniciales o su nombre completo y, a continuación, haga clic en "Aplicar" para colocar su firma donde desee.
CONSEJO: Para volver a utilizar su firma, haga clic en "Firma rápida" para acceder al menú desplegable y elíjala en la lista de opciones disponibles, igual que con la firma manuscrita.
Método nº 3: Utilizar una imagen
1, Abre tu documento en PDF Extra y haz clic en la pestaña "Llenar y firmar".
2. Vaya a "Firma rápida" → "Añadir firma".
3. Haga clic en "Imagen" y cargue una imagen con su firma manuscrita. A continuación, PDF Extra extraerá su firma y podrá colocarla en cualquier lugar de su PDF.
CONSEJO: Para volver a utilizar su firma, haga clic en "Firma rápida" para acceder al menú desplegable, al igual que con las otras opciones de firma anteriores.
Ahora ya sabe cómo añadir firmas húmedas a los archivos PDF.
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Firmas húmedas frente a firmas electrónicas y digitales
Ya hemos mencionado de pasada este tipo de firmas, llamándolas el futuro de las firmas húmedas. Pero, ¿por qué? Pues bien, vamos a aprender un par de cosas sobre las firmas electrónicas y digitales y lo que las diferencia del clásico método manuscrito.
Firma electrónica
Una firma electrónica puede ser cualquier cosa, desde un nombre mecanografiado, una imagen digital de una firma manuscrita o incluso un acuerdo verbal registrado electrónicamente. La principal diferencia entre éstas y las firmas húmedas es que no se requiere su presencia física para promulgarlas: puede hacer cualquiera de las cosas mencionadas sin salir de casa y seguir teniendo listo un documento legalmente vinculante.
Algunos usos habituales de la firma electrónica son
- Acuerdos y contratos comerciales. Gracias a la firma electrónica, varias transacciones comerciales y otras operaciones globales pueden realizarse mucho más rápido que antes.
- Transacciones de consumidores. Desde las compras en línea a los servicios de suscripción, siempre se le pedirá que dé su consentimiento de una forma u otra, ya sea escribiendo su nombre o simplemente pulsando un botón.
- Documentos legales. Cada vez más abogados y notarios aceptarán firmas electrónicas, aunque esto dependerá de la región en la que vivas y del tipo de documento que quieras firmar.
Firmas digitales
Un momento: ¿firmas electrónicas y digitales no son lo mismo? No del todo, ya que las firmas digitales son un subconjunto específico de las firmas electrónicas que utilizan varios métodos de cifrado para una mejor protección del PDF. Además, garantizan la autenticidad de un documento mediante los llamados certificados digitales. Piense en estos certificados como en esos sellos de cera que tanto se utilizan en las obras de teatro victorianas: cualquier manipulación de los mismos invalidará la firma y, por tanto, todo el documento.
Debido a las mejores medidas de seguridad incorporadas, las firmas digitales son muy veneradas por todo el mundo, especialmente por los organismos legales y gubernamentales. Normalmente, se utilizan para documentos más confidenciales, como contratos legales, documentos gubernamentales y transacciones financieras, pero también pueden utilizarse en otros contextos: todo depende de lo valiosa que sea la información del documento para usted y sus destinatarios.
Reflexiones finales
Las firmas húmedas llevan mucho tiempo entre nosotros y, por lo que parece, están aquí para quedarse, ya que siguen desempeñando un papel vital en asuntos legales y ceremoniales. Por ello, muchas empresas han adoptado un enfoque híbrido entre firmas manuscritas y electrónicas, ya que puede ser muy beneficioso en los casos en los que un contrato se firma digitalmente pero también es necesario imprimirlo y firmarlo con tinta por motivos legales o de mantenimiento de registros. De este modo, se obtiene lo mejor de ambos mundos, al menos hasta que todo el mundo decida comprometerse a utilizar únicamente la firma electrónica.
Hasta que llegue ese día, es probable que sigamos utilizando este método centenario de autenticación en asuntos bancarios, legales y gubernamentales, así como en actos ceremoniales como forma de expresar el compromiso a un nivel más profundo. Y como no requieren ningún tipo de alfabetización digital, seguirán siendo muy populares en las regiones menos desarrolladas del mundo hasta que puedan integrar las comodidades que ofrece la tecnología actual.
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