Il va sans dire que dans le monde rapide des affaires, la polyvalence est essentielle. Imaginez que vous puissiez finaliser un contrat sur votre ordinateur et le transférer sans effort sur votre appareil mobile pour le signer rapidement lorsque vous êtes en déplacement - ce serait génial ! Heureusement, vous n'avez pas besoin d'imaginer quoi que ce soit, car les outils appropriés pour éditer le contenu PDF sur votre ordinateur et le signer sur n'importe quel appareil Android ou iOS existent déjà dans PDF Extra.
Alors, comment passer en mode multiplateforme et épater vos clients avec des taux de réponse rapides ?
Les quatre étapes de la perfection multiplateforme
Voyons les étapes à suivre pour éditer et signer un contrat afin d'accélérer et d'améliorer le travail.
- Éditez sur votre ordinateur. Tirez parti de la puissance de votre PC Windows pour modifier votre contenu PDF avec une précision digne d'un chirurgien. Qu'il s'agisse de mettre à jour du texte, d'ajouter des annotations ou d'insérer des images, le fait de disposer d'un outil d'édition robuste sur votre bureau vous permettra d'affiner vos documents en fonction de vos besoins. Personnalisez les images PDF et d'autres éléments pour rendre votre fichier clair et élégant, puis ajoutez, redimensionnez, arrangez ou faites pivoter n'importe quelle image locale ou insérez des images provenant directement du web. Tout ce que votre projet exige, en fait.
- Transférez le PDF sur votre appareil mobile. Une fois que vous avez peaufiné votre document sur votre ordinateur, l'étape suivante consiste à le transférer sur votre appareil mobile (les versions Android et iOS sont toutes deux prises en charge). Si vous le téléchargez sur MobiDrive, la solution de stockage en nuage propriétaire de l'éditeur PDF Extra, vous pouvez également accéder à vos fichiers sur n'importe quel appareil à partir d'un seul compte. Bien entendu, l'application s'intègre parfaitement aux grands acteurs du marché, tels que OneDrive, Google Drive, Box et Dropbox.
- Signer en déplacement, en ligne et hors ligne. L'une des principales caractéristiques de la gestion mobile de documents est la possibilité de signer des contrats en déplacement. PDF Extra vous permet d'ajouter rapidement votre signature, vos initiales ou même de dessiner votre propre signature directement dans le document à l'aide de votre smartphone ou de votre tablette. Vous pouvez enfin signer des contrats importants dix fois plus rapidement sans être confiné à votre bureau.
- Collaborez en toute simplicité. Maintenant que vous avez fait tout le travail, il ne vous reste plus qu'à partager le PDF édité et signé avec vos collègues ou vos clients. Heureusement, avec PDF Extra, c'est un jeu d'enfant. Lorsque vous ouvrez des PDF sur votre téléphone portable, vous disposez de tous les contacts et carnets d'adresses que vous pouvez partager directement via l'application elle-même. Cette approche collaborative garantit que toutes les personnes impliquées dans le processus restent informées.
Bonus : sept conseils pour signer des documents en un clin d'œil
Vous voulez toujours garder le contrôle sur vos documents ? Voici quelques conseils supplémentaires pour accélérer votre processus de signature et sécuriser les PDF :
- Utilisez une application mobile sécurisée. Assurez-vous que l'application mobile que vous choisissez pour signer des contrats offre un processus de signature sécurisé. C'est essentiel pour la validité du document.
- Choisissez un style de signature clair. Lorsque vous créez votre signature numérique, optez pour un style clair et lisible. Une signature bien définie ajoute une touche professionnelle à vos documents.
- Desmodèles pour plus d'efficacité. La création de modèles pour les documents fréquemment utilisés est une stratégie qui permet de gagner du temps et d'accélérer le flux de travail. Le fait de disposer de modèles prédéfinis pour les contrats ou les formulaires vous évite d'avoir à tout rédiger à partir de zéro.
- Datez le contrat. Bien qu'un contrat ne doive pas nécessairement être daté pour être valide et applicable, l'ajout d'une date est une bonne pratique. Cela peut être crucial pour comprendre la chronologie des événements et des obligations décrites dans le contrat.
- Sécurisez vos contrats signés. Après avoir signé numériquement un contrat, il est essentiel de prendre des mesures pour protéger le PDF et éviter tout incident juridique potentiel. PDF Extra propose des options permettant de verrouiller le document une fois les signatures ajoutées afin de garantir que le contenu reste inchangé, préservant ainsi l'intégrité de votre accord.
- Sauvegarde et stockage. Assurez-vous que vos contrats signés sont stockés en toute sécurité en les téléchargeant vers un service de stockage en nuage hautement sécurisé, tel que MobiDrive de PDF Extra, qui est entièrement intégré à l'application d'édition.
- Accessibilité et mobilité. L'un des principaux avantages de la gestion numérique des documents est l'accessibilité. À l'instar de PDF Extra, toutes les autres plateformes et applications avec lesquelles vous travaillez fréquemment doivent vous offrir des flux de travail transparents sur plusieurs appareils. Ainsi, vous pourrez récupérer, réviser ou partager vos contrats instantanément, quels que soient vos activités ou l'endroit où vous vous trouvez, contrairement à un écosystème purement Windows ou Android, par exemple.
Réflexions finales
À l'instar d'une réunion d'affaires rapide et productive, nous avons fait en sorte que cet article soit bref et concis. Nous vous encourageons vivement à tester par vous-même certains des conseils que nous vous avons suggérés en matière d'édition et de signature de PDF, car ils vous permettront non seulement de rationaliser votre flux de travail, mais aussi de rendre vos transactions commerciales plus professionnelles et plus sûres. Alors, profitez de la puissance des outils numériques, tenez-vous au courant des meilleures pratiques dans le paysage dynamique de l'entreprise moderne, et le succès ne manquera pas de suivre.
Bonne lecture des PDF et à la prochaine !