"ขนาดมีความสำคัญ" – ข้อความนี้มีพลังและไม่เปลี่ยนแปลงเช่นเดียวกับคู่แข่ง "ขนาดไม่สำคัญ" ไม่ว่าเราจะชอบหรือไม่ก็ตาม ในบางกรณี ขนาดก็มีความสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องการลดขนาดไฟล์ PDF และแน่นอนว่า เรากำลังคำนึงถึงขนาดไฟล์และพื้นที่ในหน่วยความจำของอุปกรณ์ดิจิทัลด้วย แต่ในขณะที่ขนาดพิสูจน์ให้เห็นว่ามันสำคัญ เราในฐานะผู้ใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ควรถามตัวเองว่าอะไรคือประเด็นที่ต้องจับตาดูสัดส่วนของไฟล์ ท้ายที่สุดแล้ว อุปกรณ์ในทุกวันนี้มีพื้นที่มากมาย ในขณะที่ระบบคลาวด์แบบชำระเงินล่วงหน้านั้นเกือบจะกว้างใหญ่พอๆ กับแกรนด์แคนยอนนั่นเอง
แล้วเหตุใดเราจึงต้องลดขนาดไฟล์ PDF ตั้งแต่แรก? ทุกสิ่งทุกอย่างย่อมมีขีดจำกัดใช่ไหมล่ะ? มิฉะนั้น สิ่งต่างๆ อาจจะหลุดมือไปอย่างรวดเร็ว และเราอาจพบว่าตัวเองอยู่ระหว่าง (พระเจ้าห้าม!) ซื้อพื้นที่คลาวด์เพิ่มเติม และเราอาจไม่ต้องการสิ่งนั้น แต่ก่อนที่เราจะเจาะลึกในทุกวิธีที่คุณสามารถทำให้ PDF มีขนาดเล็กลงได้ เราต้องถามตัวเองด้วยคำถามเก่าแก่ก่อนว่า...
PDF คืออะไร ไฟล์?
สำหรับผู้เริ่มต้น แนวคิดหลักของ PDF เป็นมากกว่าการนำเสนอแนวคิด โครงการ และเนื้อหาในรูปแบบที่สวยงาม ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ PDF ของคุณ มันยังอนุญาตให้มีการบีบอัดไฟล์บน Mac, บนพีซี หรือแม้แต่บนอุปกรณ์พกพา และในกรณีที่บางคนยังสงสัยว่าตัวย่อย่อมาจากอะไร มันก็ย่อมาจาก Portable Document Format
แนวคิดเบื้องหลัง Portable Document Format คือการเป็นแพลตฟอร์มและรูปแบบที่ไม่ขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์ ที่จะทำงานได้บนอุปกรณ์แทบทุกประเภท ซึ่งหมายความว่ามีการจัดรูปแบบ สิทธิ์ และเค้าโครงของเอกสารภายในตัวไฟล์เอง นอกจากนี้ ไฟล์ PDF ยังสามารถรวมรูปภาพ มัลติมีเดีย และข้อมูลเมตา ที่หลากหลายไว้ข้างใน เป็นผลให้ผู้ใช้จำนวนมากไม่ว่าจะมีประสบการณ์หรือไม่ก็ตาม มักจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการสร้างสรรค์และระดับมืออาชีพ
ในสภาพแวดล้อมการทำงาน ซอฟต์แวร์แก้ไข PDF มีคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์มากมายเพื่อให้คุณทำงานได้อย่างรวดเร็ว หนึ่งในนั้นคือ การอ่าน PDF การดู การแก้ไข การลงนาม และการสแกน คุณยังสามารถแนบไฟล์ รูปภาพ และคำอธิบายประกอบลงในงานนำเสนอทั้งหมดได้ Y คุณสามารถทำให้งานของคุณเป็นความลับได้ตามที่คุณต้องการ คุณสามารถทำได้โดยใช้คุณลักษณะการป้องกันด้วยรหัสผ่านของซอฟต์แวร์หรืออัลกอริธึมการเข้ารหัสที่มีความปลอดภัยสูง นอกจากนี้ อย่าลืมว่างานมักจะต้องแบ่งปันกันในเวลาอันรวดเร็ว – ความต้องการ รูปแบบ PDF รองรับได้อย่างสมบูรณ์แบบโดยช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันและพิมพ์เอกสารได้อย่างรวดเร็ว
อย่างไรก็ตาม ความเชื่อโดยทั่วไปก็คือ โดยทั่วไปแล้ว PDF นั้นแก้ไขและจัดรูปแบบได้ยาก ซึ่งทำให้ผู้คนจำนวนมากหลีกเลี่ยงรูปแบบที่เป็นประโยชน์ เช่น โรคระบาด นอกจากนี้ กระบวนการวางเอกสาร PDF ในโครงสร้างที่ต้องการก็อาจทำให้เกิดข้อกังวลได้เช่นกัน แน่นอนว่าทุกสิ่งที่เป็นความจริงแต่ไม่มาก ที่จะผลักไสเราให้ห่างจาก โดยใช้รูปแบบไฟล์ทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราพิจารณาถึงความเข้ากันได้อย่างสมบูรณ์กับทุกแพลตฟอร์มที่มีอยู่!
แน่นอนว่าในการแก้ไข PDF คุณจะต้องมีโปรแกรมแก้ไข PDF ที่ดีและโปรแกรมแก้ไข PDF ที่ดีก็เป็นโปรแกรมที่ควรมีให้ใช้งานบนแพลตฟอร์มเชิงพาณิชย์ทั้งหมดที่ผู้ใช้ใช้งานด้วย ไม่ว่าจะเป็น iOS, Android หรือ Windows รุ่นเก่าๆ ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่าแอปพลิเคชันจะพร้อมให้บริการคุณไม่ว่าคุณจะใช้ระบบใดในการทำงานในสำนักงานทุกวันก็ตาม
เอาล่ะ กลับมาที่หัวข้อการลดขนาด PDF – ลำดับแรกของธุรกิจคือการตรวจสอบว่าไฟล์ของคุณใหญ่แค่ไหน นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว
วิธีกำหนดขนาดของเอกสาร PDF ของคุณ
โดยปกติแล้ว ซอฟต์แวร์ PDF ควรเสนอวิธีการให้คุณกำหนดขนาดของ ไฟล์ของคุณได้อย่างง่ายดาย เป็นตัวเลือกที่สะดวก ซึ่งจำเป็นสำหรับทุกคนในการจัดการงานและกระบวนการดำเนินโครงการในแต่ละวัน โดยส่วนใหญ่แล้ว ในการบีบอัดไฟล์ PDF คุณสามารถใช้คุณสมบัตินี้ซึ่งมักจะปรากฏที่ไหนสักแห่งในแท็บตัวเลือกได้ ตัวอย่างเช่น PDF Extra นำเสนอวิธีที่ตรงไปตรงมาในการทำ เพียงแค่นั้นโดยไม่ต้องใช้ความพยายามในส่วนของคุณ
เพื่อตรวจสอบข้อมูลที่แน่นอนเกี่ยวกับไฟล์ของคุณ (เช่น ใน Windows) คุณสามารถทำได้ในสองสามขั้นตอน:
- เปิดเอกสาร PDF พิเศษ
- คลิก "ไฟล์"
- คลิก "ข้อมูล"
PDF Extra จะแสดงไฟล์ทั้งหมด ข้อมูลไฟล์ที่จำเป็น ทำให้คุณได้เห็นเอกสารของคุณอย่างครบถ้วนและให้ข้อมูลครบถ้วน คุณสามารถดูข้อมูลขนาดไฟล์ได้ใน "Size"
ตามที่เราสัญญาไว้ กระบวนการโฟลว์นั้นง่ายมากจนคุณแทบจะไม่สามารถเรียกมันว่า "งาน" ได้เลย!
ดังนั้น เมื่อคุณทราบข้อมูลเฉพาะของเอกสารของคุณอย่างชัดเจน คุณจะสามารถลดขนาด PDF ได้อย่างราบรื่นโดยไม่มีปัญหาหรือใช้เวลากับสิ่งนี้แต่อย่างใด อย่างไรก็ตาม การบีบอัดขนาดของ PDF อาจเป็นเรื่องยากหากซอฟต์แวร์ไม่ ’ ไม่มีสิทธิ์ เครื่องมือสำหรับงาน ซึ่งโชคดีที่ PDF Extra มอบให้คุณทันที แต่ก่อนที่เราจะเริ่มบีบไฟล์ไปทางซ้ายและขวา เรามาดูข้อดีบางประการของการทำเช่นนั้นกันดีกว่า
ทำไมคุณจึงต้องลดขนาดของ PDF?
ถ้า คุณทำงานกับเอกสาร PDF จำนวนมาก ไม่ช้าก็เร็วคุณ ’ จะต้องรู้วิธี บีบอัดขนาดไฟล์ PDF และนี่คงจะเป็นหนึ่งในสิ่งที่คุณ ’ จะทำบ่อยๆ เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานราบรื่นขึ้น ต่อไปนี้เป็นเหตุผล 4 ประการที่คุณควรลดขนาดไฟล์ให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้:
- เหตุผลอันดับหนึ่งคือการจัดเก็บโครงการของคุณใช้เวลานานมาก พื้นที่น้อยลง บนอุปกรณ์ท้องถิ่นหรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ ดังนั้น คุณจึงสามารถกองงานของคุณได้โดยไม่ต้องกังวลว่าพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณอาจลุกเป็นไฟหรือคุณอาจต้องจ่ายค่าพื้นที่คลาวด์เพิ่มเติม
- ปัจจัยพื้นฐานที่สอง เหตุผลก็คือการแบ่งปันจะเกิดขึ้นเร็วขึ้นเมื่อคุณ "ย่อ" ไฟล์ PDF ของคุณ คุณอาจสังเกตเห็นว่าการแบ่งปันไฟล์ขนาดใหญ่กับผู้อื่นมักต้องใช้เวลา บางครั้ง อาจมีข้อจำกัดที่คุณสามารถทำได้หากคุณตัดสินใจอัปโหลดไฟล์ที่ใหญ่เกินไป ดังนั้น การส่งไฟล์ PDF ที่บีบอัดให้ใครซักคนจะทำให้คุณได้เปรียบในเรื่องระยะเวลาการถ่ายโอนที่สั้นลง การลดขนาดไฟล์ PDF จะทำให้เพื่อนร่วมงาน คู่ค้า ลูกค้า หรือผู้ร่วมธุรกิจของคุณมีความสุขมากขึ้น เนื่องจากขั้นตอนการดาวน์โหลดจะใช้เวลาน้อยกว่า คุณเพิ่งส่งต้นฉบับไป ชั่วโมงกลายเป็นนาที นาทีกลายเป็นวินาที...คุณเข้าใจแล้ว – ประสบการณ์การใช้งานที่ดีขึ้นสำหรับทุกคน!
- เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่ดีขึ้น – ข้อได้เปรียบที่ยอดเยี่ยมเมื่อคุณต้องการจัดการกับไฟล์จำนวนมากพร้อมกัน การบีบอัดไฟล์ PDF ช่วยให้คุณดำเนินการได้ไม่เพียงแค่กับเอกสารหนึ่งหรือสองฉบับเท่านั้น แต่ยังรวมถึงไฟล์หลายร้อยไฟล์ในคราวเดียว และมันไม่ได้หยุดอยู่แค่นี้ หลังจากลดขนาด PDF แล้ว คุณยังคงสามารถใส่เวอร์ชันใหม่และปรับปรุงลงในโฟลเดอร์ซิปได้ ทำให้เข้าถึงและจัดระเบียบได้ดียิ่งขึ้น
- ไฟล์ Ypur จะง่ายกว่ามากในการสำรองข้อมูลไปที่ คลาวด์หรือที่จัดเก็บข้อมูลภายนอก กระบวนการสำรองข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญในสภาพแวดล้อมการทำงานใดๆ เนื่องจากกระบวนการสำรองข้อมูลช่วยให้คุณ "โอกาสครั้งที่สอง" เพื่อทำสิ่งที่ถูกต้องและเรียกคืนสิ่งที่สูญหายไปหากมีอะไรเกิดขึ้นกับอุปกรณ์ของคุณ ดังนั้นเมื่อคุณทำให้ขนาดไฟล์ PDF เล็กลง คุณสามารถดำเนินการสำรองข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ไฟล์สำรองข้อมูลที่บีบอัดของคุณจะใช้พื้นที่น้อยกว่าปกติมาก!
วิธีลดขนาดไฟล์ PDF ของคุณ
PDF Extra เสนอวิธีบีบอัด เป็นไฟล์ PDF ได้ทันที เพียงไม่กี่คลิก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจัดการงานผ่านอุปกรณ์ Windows ต่อไปนี้เป็นกระบวนการทีละขั้นตอน:
- เปิดไฟล์ PDF ผ่าน PDF Extra
- คลิก "บีบอัด"
- ตั้งค่าระดับการบีบอัด* โดยการลากจุดที่ปรับได้ไปยังเปอร์เซ็นต์ของคุณภาพ
*ที่นี่ คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการบีบอัดรูปภาพในเอกสาร (ถ้ามี) หรือไม่
- ยืนยันกระบวนการโดยคลิกปุ่ม "นำไปใช้"
- หลังจากกระบวนการปรับขนาดไฟล์เสร็จสิ้น* ให้คลิก "บันทึกเป็น" เพื่อบันทึกไฟล์ PDF ที่บีบอัด
*เมื่อกระบวนการเสร็จสิ้น คุณจะทราบขนาดของไฟล์ PDF ก่อนและหลังการบีบอัด
คำแนะนำและเคล็ดลับเพิ่มเติม
หวังว่าเราจะโน้มน้าวคุณได้ว่าการลดขนาดไฟล์ PDF นั้นไม่ใช่เรื่องที่ต้องกลัว PDF ขนาดใหญ่อาจทำให้พื้นที่ว่างของคุณหมดอย่างรวดเร็ว ซึ่งอาจทำให้งานของคุณช้าลงและทำให้กระเป๋าของคุณว่างเปล่าในขณะที่คุณมองหาวิธีใหม่ในการขยายพื้นที่เก็บข้อมูลในเครื่องหรือบนคลาวด์ของคุณ อย่างไรก็ตาม ด้วยการใช้ประโยชน์จากรูปแบบ PDF ที่ยืดหยุ่นและเครื่องมือ PDF เฉพาะที่ให้ขั้นตอนการทำงานที่ใช้งานง่ายเหนือคุณลักษณะที่ฉูดฉาด คุณ ได้อย่างรวดเร็ว บีบอัดไฟล์ในลักษณะที่ไม่ลดคุณภาพ ผลลัพธ์ที่ได้คือ PDF ที่จัดรูปแบบเรียบร้อย เพียง เศษส่วนของขนาดดั้งเดิม ซึ่งจะทำให้ความเร็วในการอัพโหลดและดาวน์โหลดเร็วขึ้น และในที่สุด – ธุรกิจที่ดีขึ้น
ที่จริงแล้วทำไมคุณไม่ลองสัมผัสมันด้วยตัวเองล่ะ? เริ่มทดลองใช้งาน 14 วันหรือลองใช้ PDF Extra เวอร์ชันฟรีเลยวันนี้