"O tamanho importa" - essa afirmação é tão potente e inabalável quanto seu oposto, "O tamanho não importa". Bem, quer queiramos ou não, em alguns casos, o tamanho parece ser muito importante, especialmente quando precisamos reduzir o tamanho de um arquivo PDF. E, é claro, estamos levando em conta o tamanho do arquivo e o espaço na memória de um dispositivo digital. Mas, embora o tamanho demonstre ser importante, nós, como usuários de produtos de software, devemos nos perguntar qual é a razão de ficarmos atentos às proporções dos arquivos. Afinal, hoje em dia os dispositivos oferecem muito espaço, enquanto as nuvens pré-pagas são quase tão vastas quanto o próprio Grand Canyon.
Então, em primeiro lugar, por que realmente precisamos reduzir o tamanho do arquivo PDF? Bem, tudo tem seus limites, certo? Caso contrário, as coisas podem sair rapidamente do controle e podemos nos ver obrigados (Deus nos livre!) a comprar espaço adicional na nuvem. E provavelmente não queremos isso. Mas antes de nos aprofundarmos em todas as maneiras de tornar o PDF mais fino, primeiro precisamos nos fazer uma pergunta antiga...
O que é um arquivo PDF?
Para começar, a ideia principal do PDF vai muito além da simples apresentação de ideias, projetos e conteúdo de uma forma visualmente refinada. Dependendo do seu software de PDF, ele também permite a compactação de arquivos em um Mac, em um PC ou até mesmo em dispositivos móveis. E, caso alguém ainda se pergunte o que significa a abreviação, ela é a abreviação de Portable Document Format.
A ideia por trás do Portable Document Format é ser um formato independente de plataforma e hardware que funcione em praticamente todos os tipos de dispositivos. Isso significa que ele carrega a formatação, as permissões e o layout do documento dentro do próprio arquivo. Além disso, os PDFs podem incluir uma mistura variada de imagens, multimídia e metadados. Como resultado, muitos usuários, experientes ou não, tendem a usá-lo para fins criativos e profissionais.
No ambiente de trabalho, o software de edição de PDF oferece rapidamente vários recursos úteis para que você possa realizar o trabalho com rapidez. Entre eles estão a leitura, visualização, edição, assinatura e digitalização de PDFs. Você também pode anexar arquivos, imagens e anotações a toda a apresentação.Você também pode tornar seu trabalho tão confidencial quanto desejar. Isso pode ser feito usando o recurso de proteção por senha do software ou algoritmos de criptografia superseguros. Além disso, não podemos esquecer que o trabalho geralmente precisa ser compartilhado rapidamente - uma necessidade que o formato PDF atende perfeitamente, permitindo que você compartilhe e imprima rapidamente qualquer documento.
Entretanto, a crença comum é que os PDFs são geralmente difíceis de editar e formatar, o que ainda faz com que muitas pessoas evitem esse formato útil como se fosse uma praga. Além disso, o processo de colocar um documento PDF na estrutura desejada também pode gerar preocupações em algumas pessoas. Claro que tudo isso é verdade de alguma forma, mas não tanto a ponto de nos fazer deixar de usar esse formato de arquivo, especialmente quando consideramos sua total compatibilidade com todas as plataformas existentes!
É claro que, para editar um PDF, você precisará de um bom editor de PDF, e um bom editor de PDF também deve estar disponível em todas as plataformas comerciais com as quais os usuários trabalham, seja iOS, Android ou o bom e velho Windows. Dessa forma, você saberá que o aplicativo estará à sua disposição, independentemente do sistema que você usar em suas tarefas diárias de escritório.
Muito bem, voltando ao tópico de redução do tamanho do PDF, a primeira coisa a fazer é verificar o tamanho real do arquivo. Veja aqui como você pode fazer isso rapidamente.
Como determinar o tamanho de seu documento PDF
Normalmente, o software de PDF deve oferecer uma maneira de determinar facilmente o tamanho dos arquivos. Essa é uma opção conveniente, necessária para que todos possam gerenciar o trabalho diário e os processos de implementação de projetos. Na maioria das vezes, para compactar um arquivo PDF, você pode usar o recurso geralmente exibido em algum lugar da guia de opções. Por exemplo, o PDF Extra oferece uma maneira direta de fazer exatamente isso sem nenhum esforço de sua parte.
Para verificar essas informações exatas sobre seu arquivo (por exemplo, no Windows), você pode fazer isso em algumas etapas:
- Abra um documento PDF Extra.
- Clique em "File" (Arquivo).
- Clique em "Info".
O PDF Extra exibirá todas as informações necessárias sobre o arquivo, fornecendo uma visão informativa e em escala real do documento. Você pode encontrar as informações sobre o tamanho do arquivo em "Size" (Tamanho).
Como prometemos, o processo de fluxo é tão simples que você mal pode chamá-lo de "trabalho"!
Portanto, depois de conhecer claramente as especificidades do documento, você poderá reduzir o tamanho do PDF sem problemas e sem perder tempo com isso. Comprimir o tamanho de um PDF, no entanto, seria difícil se o software não tivesse a ferramenta certa para o trabalho, o que, felizmente, o PDF Extra oferece logo de cara. Mas antes de começarmos a comprimir arquivos a torto e a direito, vamos ver alguns dos benefícios de fazer isso.
Por que você precisaria reduzir o tamanho de um PDF?
Se você trabalha com vários documentos PDF, mais cedo ou mais tarde precisará saber como compactar o tamanho do arquivo PDF. E isso provavelmente estará entre as coisas que você fará com frequência em favor de um fluxo de trabalho mais suave. Aqui estão quatro motivos pelos quais você deve reduzir o tamanho do arquivo sempre que possível:
- O motivo número um é que o armazenamento de seus projetos ocupa muito menos espaço em seu dispositivo local ou no armazenamento em nuvem. Assim, você pode empilhar seu trabalho sem se preocupar com a possibilidade de o armazenamento pegar fogo ou com a necessidade de pagar por mais espaço na nuvem.
- O segundo motivo fundamental é que o compartilhamento é mais rápido quando você "encolhe" o arquivo PDF. Você deve ter notado que o compartilhamento de arquivos grandes com outras pessoas geralmente leva tempo. Às vezes, há até limitações que podem ser atingidas se você decidir fazer upload de um arquivo muito grande. Portanto, enviar PDFs compactados a alguém lhe dará a vantagem de um tempo de transferência menor. A redução do tamanho do arquivo PDF também deixará seus colegas, parceiros, clientes ou parceiros de negócios mais satisfeitos, pois o processo de download levará menos tempo do que se você tivesse simplesmente enviado os originais. Horas se tornam minutos, minutos se tornam segundos... você entendeu a ideia - uma experiência de usuário melhor para todos!
- Melhor fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos - uma grande vantagem quando você precisa lidar com vários arquivos simultaneamente. A compactação de arquivos PDF permite que você faça o processo não apenas com um ou dois documentos, mas com centenas de arquivos de uma só vez. E não para por aí. Depois de reduzir o tamanho do PDF, você ainda pode colocar as versões novas e aprimoradas em uma pasta compactada, tornando-as ainda mais acessíveis e organizadas.
- Será muito mais fácil fazer o backup de seus arquivos na nuvem ou em um armazenamento externo. O processo de backup é essencial em qualquer ambiente de trabalho, pois lhe dá "uma segunda chance" de corrigir as coisas e recuperar o que foi perdido se algo acontecer com seus dispositivos. Portanto, ao diminuir o tamanho do arquivo PDF, você pode fazer o processo de backup com muito mais facilidade e rapidez. Como bônus, seus arquivos de backup compactados ocuparão muito menos espaço do que o normal!
Como reduzir o tamanho do arquivo do seu PDF
O PDF Extra oferece uma maneira direta de compactar um arquivo PDF em pouco tempo, usando apenas alguns cliques, especialmente se você trabalha em um dispositivo Windows. Veja a seguir todo o processo passo a passo:
- Abra um arquivo PDF pelo PDF Extra.
- Clique em "Compress".
- Defina o nível de compactação* arrastando o ponto ajustável em direção à porcentagem de qualidade.
*Aqui, você também pode decidir se deseja compactar as imagens do documento (se houver) ou não.
- Confirme o processo clicando no botão "Apply" (Aplicar ).
- Após a conclusão do processo de redimensionamento do arquivo*, clique em "Save As" (Salvar como ) para salvar o arquivo PDF compactado.
*Quando o processo for finalizado, você verá o tamanho do arquivo PDF antes e depois da compactação.
Recomendações e dicas adicionais
Esperamos ter conseguido convencê-lo de que não é preciso ter medo de reduzir o tamanho de um arquivo PDF. PDFs grandes podem fazer com que você fique rapidamente sem espaço, o que pode atrasar seu trabalho e esvaziar seu bolso enquanto você procura novas maneiras de expandir seu armazenamento local ou na nuvem. No entanto, aproveitando ao máximo o formato flexível do PDF e uma ferramenta dedicada a PDFs que ofereça um fluxo de trabalho intuitivo em vez de recursos chamativos, você pode compactar rapidamente os arquivos de uma forma que não prejudique sua qualidade, mas que resulte em PDFs bem formatados com apenas uma fração do tamanho original, o que resultará em velocidades de upload e download mais rápidas e, por fim, em melhores negócios.
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