"Storleken spelar roll" - detta påstående är lika kraftfullt och orubbligt som dess rivaliserande motsats, "Storleken spelar ingen roll". Oavsett om vi gillar det eller inte verkar storleken i vissa fall spela en stor roll, särskilt när vi behöver minska en PDF-fils storlek. Och då tänker vi förstås på filstorleken och utrymmet i minnet på en digital enhet. Men även om storleken visar sig vara viktig, bör vi som användare av programvaror fråga oss vad det är för mening med att hålla ett öga på filproportioner. Dagens enheter erbjuder ju massor av utrymme, medan moln med förskottsbetalning är nästan lika stora som Grand Canyon själv.
Så varför behöver vi egentligen minska PDF-filstorleken över huvud taget? Tja, allt har sina gränser, eller hur? Annars kan saker och ting snabbt gå överstyr och vi kan hamna mitt i att (Gud förbjude!) köpa ytterligare molnutrymme. Och det vill vi förmodligen inte. Men innan vi gör en djupdykning i alla sätt som du kan göra PDF-filer smalare måste vi först ställa oss en gammal fråga...
Vad är en PDF-fil?
Till att börja med går PDF-filens huvudidé långt utöver att helt enkelt presentera idéer, projekt och innehåll på ett visuellt polerat sätt. Beroende på vilken PDF-programvara du använder kan du även komprimera filer på Mac, PC och till och med på mobila enheter. Och om någon fortfarande undrar vad förkortningen står för, så är det en förkortning av Portable Document Format.
Tanken bakom Portable Document Format är att det ska vara ett plattforms- och hårdvaruoberoende format som fungerar på praktiskt taget alla typer av enheter. Det innebär att dokumentets formatering, behörigheter och layout finns med i själva filen. Dessutom kan PDF-filer innehålla en varierad blandning av bilder, multimedia och metadata. Som ett resultat tenderar många användare, erfarna eller inte, att använda det för både kreativa och professionella ändamål.
I arbetsmiljön ger PDF-redigeringsprogram snabbt flera användbara funktioner för att du snabbt ska kunna få jobbet gjort. Bland dessa finns PDF-läsning, visning, redigering, signering och skanning. Du kan också bifoga filer, bilder och anteckningar till hela presentationen.Du kan också göra ditt arbete så konfidentiellt som du vill att det ska vara. Det kan du göra genom att använda programvarans lösenordsskyddande funktion eller supersäkra krypteringsalgoritmer. Vi får inte heller glömma att arbetet ofta måste delas på nolltid - ett behov som PDF-formatet tillgodoser perfekt genom att du snabbt kan dela och skriva ut alla dokument.
Den allmänna uppfattningen är dock att PDF-filer i allmänhet är svåra att redigera och formatera, vilket fortfarande gör att många människor undviker det annars användbara formatet som pesten. Dessutom kan processen att sätta ett PDF-dokument i önskad struktur också väcka oro hos vissa. Visst, allt detta är sant på något sätt, men inte så mycket att det driver oss bort från att använda filformatet helt och hållet, särskilt när vi överväger dess fullständiga kompatibilitet med alla plattformar där ute!
För att redigera en PDF behöver du naturligtvis en bra PDF-redigerare, och en bra PDF-redigerare är också en som bör finnas tillgänglig på alla kommersiella plattformar som användare arbetar med, vare sig det är iOS, Android eller den gamla goda Windows. På det här sättet vet du att applikationen kommer att stå till din tjänst oavsett vilket system du kommer att sluta använda i dina vardagliga kontorsuppgifter.
Okej, tillbaka till ämnet att minska PDF-storleken - den första åtgärden är att kontrollera hur stor din fil faktiskt är. Här är hur du snabbt kan göra just det.
Så här bestämmer du storleken på ditt PDF-dokument
Vanligtvis bör PDF-programvara erbjuda ett sätt för dig att enkelt bestämma storleken på dina filer. Det är ett bekvämt alternativ som är nödvändigt för att alla ska kunna hantera sitt dagliga arbete och projektgenomförande. För att komprimera en PDF-fil kan du oftast använda den funktion som ofta visas någonstans på fliken Alternativ. PDF Extra erbjuder till exempel ett enkelt sätt att göra just det utan någon ansträngning från din sida.
För att kontrollera den exakta informationen om din fil (till exempel i Windows) kan du göra detta i ett par steg:
- Öppna ett PDF Extra-dokument.
- Klicka på "Fil".
- Klicka på "Info".
PDF Extra kommer att visa all nödvändig filinformation, vilket ger dig en fullskalig och informativ vy av ditt dokument. Du hittar filstorleksinformationen under "Storlek".
Som vi lovade är flödesprocessen så enkel att du knappt kan kalla det "arbete" alls!
Så när du väl känner till detaljerna i ditt dokument kommer du att kunna minska PDF-storleken sömlöst utan några problem eller tid spenderad på detta överhuvudtaget. Att komprimera storleken på en PDF skulle dock vara svårt om programvaran inte hade rätt verktyg för jobbet, vilket lyckligtvis PDF Extra erbjuder dig direkt ur lådan. Men innan vi börjar pressa filer till höger och vänster, låt oss se några av fördelarna med att göra det.
Varför skulle du behöva minska storleken på en PDF-fil?
Om du arbetar med många PDF-dokument kommer du förr eller senare att behöva veta hur du komprimerar PDF-filstorleken. Och detta kommer förmodligen att vara bland de saker som du kommer att göra ofta till förmån för ett smidigare arbetsflöde. Här är fyra skäl till varför du bör minska filstorleken så ofta du kan:
- Den främsta anledningen är att lagring av dina projekt tar mycket mindre utrymme på din lokala enhet eller molnlagring. Du kan alltså stapla ditt arbete utan att oroa dig för att ditt lagringsutrymme ska ta eld eller att du ska behöva betala för ytterligare molnutrymme.
- Det andra grundläggande skälet är att delningen går snabbare när du "krymper" din PDF-fil. Du kanske har märkt att det vanligtvis tar tid att dela stora filer med andra. Ibland finns det till och med begränsningar som du kan stöta på om du bestämmer dig för att ladda upp en för stor fil. Så om du skickar komprimerade PDF-filer till någon får du fördelen av en kortare överföringstid. Att minska PDF-filstorleken kommer också att göra dina kollegor, partners, kunder eller affärsförbindelser gladare eftersom nedladdningsprocessen tar mindre tid än om du bara hade skickat originalen. Timmar blir minuter, minuter blir sekunder ... du fattar idén - en bättre användarupplevelse för alla!
- Bättre arbetsflöde för dokumenthantering - en stor fördel när du behöver hantera ett stort antal filer samtidigt. Med PDF-komprimering kan du inte bara hantera ett eller två dokument utan hundratals filer på en gång. Och det slutar inte här. När du har minskat PDF-filens storlek kan du fortfarande lägga de nya och förbättrade versionerna i en zippad mapp, vilket gör dem ännu mer tillgängliga och organiserade.
- Ypur-filerna blir mycket enklare att säkerhetskopiera till molnet eller till extern lagring. Säkerhetskopieringsprocessen är viktig i alla arbetsmiljöer eftersom den ger dig "en andra chans" att rätta till saker och återskapa det som har gått förlorat om något händer med dina enheter. Så när du gör PDF-filstorleken mindre kan du göra säkerhetskopieringen mycket enklare och snabbare. Som en bonus kommer dina komprimerade säkerhetskopior att ta upp mycket mindre utrymme än vanligt!
Så här minskar du filstorleken på din PDF
PDF Extra erbjuder dig ett enkelt sätt att komprimera en PDF-fil på nolltid med bara några klick, särskilt om du hanterar ditt arbete via en Windows-enhet. Här är hela steg-för-steg-processen:
- Öppna en PDF-fil via PDF Extra.
- Klicka på "Komprimera".
- Ställ in komprimeringsnivån* genom att dra den justerbara punkten mot kvalitetsprocenten.
*Här kan du också bestämma om du vill komprimera bilder i dokumentet (om sådana finns) eller inte.
- Bekräfta processen genom att klicka på knappen "Verkställ".
- När processen med att ändra filstorlek är klar* klickar du på "Spara som" för att spara den komprimerade PDF-filen.
*När processen är slutförd kommer du att PDF-filens storlek före och efter komprimeringen.
Ytterligare rekommendationer och tips
Förhoppningsvis har vi lyckats övertyga dig om att det inte är något att vara rädd för att minska storleken på en PDF-fil. Stora PDF-filer kan snabbt leda till att du får slut på utrymme, vilket kan sakta ner ditt arbete och tömma dina fickor när du letar efter nya sätt att utöka din lokala lagring eller molnlagring. Men genom att dra full nytta av det flexibla PDF-formatet och ett dedikerat PDF-verktyg som erbjuder intuitivt arbetsflöde framför flashiga funktioner kan du snabbt komprimera filer på ett sätt som inte försämrar deras kvalitet, men ändå resulterar i snyggt formaterade PDF-filer till bara en bråkdel av deras ursprungliga storlek, vilket leder till snabbare upp- och nedladdningshastigheter och i slutändan - bättre affärer.
Varför inte uppleva det själv? Starta en 14-dagars testperiod eller prova gratisversionen av PDF Extra idag.