"Le dimensioni contano": questa affermazione è potente e incrollabile proprio come il suo opposto, "Le dimensioni non contano". Ebbene, che ci piaccia o no, in alcuni casi le dimensioni sembrano essere molto importanti, soprattutto quando è necessario ridurre le dimensioni di un file PDF. E, naturalmente, stiamo tenendo conto delle dimensioni del file e dello spazio nella memoria di un dispositivo digitale. Ma se le dimensioni dimostrano di essere importanti, noi, come utenti di prodotti software, dovremmo chiederci che senso ha tenere d'occhio le proporzioni dei file. Dopotutto, oggi i dispositivi offrono molto spazio, mentre le nuvole prepagate sono vaste quasi quanto il Grand Canyon.
Quindi, perché abbiamo bisogno di ridurre le dimensioni dei file PDF? Beh, ogni cosa ha i suoi limiti, giusto? Altrimenti, le cose potrebbero sfuggire rapidamente di mano e potremmo trovarci a dover acquistare (Dio non voglia!) ulteriore spazio su cloud. E probabilmente non lo vogliamo. Ma prima di fare un'immersione profonda in tutti i modi in cui è possibile rendere i PDF più snelli, dobbiamo prima porci un'annosa domanda...
Che cos'è un file PDF?
Per cominciare, l'idea principale del PDF va ben oltre la semplice presentazione di idee, progetti e contenuti in un modo visivamente curato. A seconda del software PDF in uso, consente anche la compressione dei file su Mac, PC e persino sui dispositivi mobili. Nel caso in cui qualcuno si chieda cosa significhi questa abbreviazione, si tratta di Portable Document Format.
L'idea alla base del Portable Document Format è quella di essere un formato indipendente dalla piattaforma e dall'hardware, in grado di funzionare praticamente su tutti i tipi di dispositivi. Ciò significa che la formattazione, i permessi e il layout del documento sono contenuti nel file stesso. Inoltre, i PDF possono contenere una vasta gamma di immagini, contenuti multimediali e metadati. Di conseguenza, molti utenti, esperti o meno, tendono a utilizzarlo sia per scopi creativi che professionali.
Nell'ambiente di lavoro, il software per l'editing di PDF offre rapidamente diverse funzioni utili per svolgere il lavoro in modo rapido. Tra queste, la lettura, la visualizzazione, la modifica, la firma e la scansione dei PDF. È inoltre possibile allegare file, immagini e annotazioni all'intera presentazione. Èanche possibile rendere il lavoro riservato come si desidera. È possibile farlo utilizzando la funzione di protezione con password del software o algoritmi di crittografia super sicuri. Inoltre, non dimentichiamo che spesso il lavoro deve essere condiviso in poco tempo: un'esigenza che il formato PDF soddisfa perfettamente, consentendo di condividere e stampare rapidamente qualsiasi documento.
Tuttavia, la convinzione comune è che i PDF siano generalmente difficili da modificare e formattare, il che fa sì che molte persone evitino questo formato altrimenti utile come la peste. Inoltre, il processo di inserimento di un documento PDF nella struttura desiderata potrebbe suscitare preoccupazioni in alcuni. Certo, tutto questo è vero in qualche modo, ma non così tanto da allontanarci dall'uso di questo formato di file, soprattutto se consideriamo la sua completa compatibilità con tutte le piattaforme disponibili!
Naturalmente, per modificare un PDF è necessario un buon editor di PDF, e un buon editor di PDF dovrebbe essere disponibile su tutte le piattaforme commerciali con cui gli utenti lavorano, che si tratti di iOS, Android o del buon vecchio Windows. In questo modo, saprete che l'applicazione sarà al vostro servizio indipendentemente dal sistema che finirete per utilizzare nelle vostre attività quotidiane in ufficio.
Tornando all'argomento della riduzione delle dimensioni dei PDF, la prima cosa da fare è verificare la dimensione effettiva del file. Ecco come è possibile farlo rapidamente.
Come determinare le dimensioni del documento PDF
Di solito i software PDF offrono un modo per determinare facilmente le dimensioni dei file. È un'opzione comoda, necessaria a tutti per gestire il lavoro quotidiano e i processi di implementazione dei progetti. Nella maggior parte dei casi, per comprimere un file PDF è possibile utilizzare la funzione spesso visualizzata da qualche parte nella scheda delle opzioni. Ad esempio, PDF Extra offre un modo semplice per farlo senza alcuno sforzo da parte dell'utente.
Per verificare le informazioni esatte sul file (ad esempio, in Windows), è possibile procedere in un paio di passi:
- Aprire un documento PDF Extra.
- Fare clic su "File".
- Fare clic su "Info".
PDF Extra visualizzerà tutte le informazioni necessarie sul file, offrendo una visione completa e informativa del documento. Le informazioni sulle dimensioni del file sono riportate in "Dimensioni".
Come abbiamo promesso, il processo di flusso è così semplice che si può a malapena definire "lavoro"!
Quindi, una volta che conoscete chiaramente le specifiche del vostro documento, sarete in grado di ridurre le dimensioni del PDF senza problemi e senza perdere tempo. Comprimere le dimensioni di un PDF, tuttavia, sarebbe difficile se il software non avesse lo strumento giusto per questo lavoro, che fortunatamente PDF Extra vi offre subito. Ma prima di iniziare a comprimere i file a destra e a manca, vediamo quali sono i vantaggi di questa operazione.
Perché è necessario ridurre le dimensioni di un PDF?
Se lavorate con numerosi documenti PDF, prima o poi avrete bisogno di sapere come comprimere le dimensioni dei file PDF. E questa sarà probabilmente una delle operazioni che farete spesso a favore di un flusso di lavoro più fluido. Ecco 4 motivi per cui dovreste ridurre le dimensioni dei file il più spesso possibile:
- Il primo motivo è che l'archiviazione dei progetti richiede molto meno spazio sul dispositivo locale o sul cloud storage. In questo modo, potete accumulare il vostro lavoro senza preoccuparvi che il vostro spazio di archiviazione possa andare in fiamme o che dobbiate pagare uno spazio cloud aggiuntivo.
- Il secondo motivo fondamentale è che la condivisione avviene più velocemente quando si "rimpicciolisce" il file PDF. Avrete notato che la condivisione di file di grandi dimensioni con altri richiede solitamente del tempo. A volte, ci sono anche dei limiti che si possono superare se si decide di caricare un file troppo grande. Quindi, inviare a qualcuno dei PDF compressi vi darà il vantaggio di un tempo di trasferimento più breve. La riduzione delle dimensioni dei file PDF renderà anche più felici i vostri colleghi, partner, clienti o soci d'affari, perché il processo di download richiederà meno tempo che se aveste semplicemente inviato gli originali. Le ore diventano minuti, i minuti diventano secondi... avete capito bene: un'esperienza d'uso migliore per tutti!
- Migliore gestione del flusso di lavoro dei documenti: un grande vantaggio quando si deve gestire un gruppo di file contemporaneamente. La compressione dei file PDF consente di eseguire il processo non solo con uno o due documenti, ma con centinaia di file contemporaneamente. E non si ferma qui. Dopo aver ridotto le dimensioni dei PDF, è possibile inserire le versioni nuove e migliorate in una cartella zippata, rendendole ancora più accessibili e organizzate.
- Sarà molto più facile eseguire il backup dei file nel cloud o su un dispositivo di archiviazione esterno. Il processo di backup è essenziale in qualsiasi ambiente di lavoro, in quanto offre una "seconda possibilità" per sistemare le cose e recuperare ciò che è andato perduto se succede qualcosa ai dispositivi. Riducendo le dimensioni dei file PDF, è possibile eseguire il processo di backup in modo molto più semplice e veloce. Inoltre, i file di backup compressi occuperanno molto meno spazio del solito!
Come ridurre le dimensioni dei file PDF
PDF Extra offre un modo semplice per comprimere un file PDF in pochissimo tempo e con pochi clic, soprattutto se si lavora con un dispositivo Windows. Ecco il processo completo, passo dopo passo:
- Aprite un file PDF con PDF Extra.
- Fare clic su "Comprimi".
- Impostare il livello di compressione* trascinando il punto regolabile verso la percentuale di qualità.
*Qui si può anche decidere se comprimere o meno le immagini nel documento (se presenti).
- Confermare il processo facendo clic sul pulsante "Applica".
- Al termine del processo di ridimensionamento del file*, fare clic su "Salva con nome" per salvare il file PDF compresso.
*Una volta terminato il processo, sarà possibile visualizzare le dimensioni del file PDF prima e dopo la compressione.
Ulteriori consigli e suggerimenti
Speriamo di essere riusciti a convincervi che la riduzione delle dimensioni di un file PDF non è un problema da temere. I PDF di grandi dimensioni possono portare rapidamente a esaurire lo spazio a disposizione, rallentando il vostro lavoro e svuotando le vostre tasche alla ricerca di nuovi modi per espandere lo spazio di archiviazione locale o su cloud. Tuttavia, sfruttando appieno il formato PDF flessibile e uno strumento PDF dedicato che offre un flusso di lavoro intuitivo piuttosto che funzioni appariscenti, è possibile comprimere rapidamente i file in un modo che non ne degrada la qualità, ma che si traduce in PDF ben formattati a una frazione della loro dimensione originale, il che porterà a una maggiore velocità di upload e download e, in ultima analisi, a un migliore business.
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