"Размер имеет значение" - это утверждение столь же весомо и непоколебимо, как и его противоположность: "Размер не имеет значения". Хотим мы того или нет, но в некоторых случаях размер имеет большое значение, особенно когда нам нужно уменьшить размер PDF-файла. И, конечно, мы имеем в виду размер файла и место в памяти цифрового устройства. Но хотя размер и доказывает, что он имеет значение, нам, как пользователям программных продуктов, стоит задаться вопросом, какой смысл следить за размерами файлов. В конце концов, сегодня устройства предлагают много места, а предоплаченные облака почти такие же огромные, как сам Большой каньон.
Так зачем же нам вообще нужно уменьшать размер PDF-файла? Ну, все имеет свои пределы, верно? В противном случае все может быстро выйти из-под контроля, и мы окажемся перед необходимостью (не дай Бог!) покупать дополнительное облачное пространство. А этого нам, скорее всего, не хотелось бы. Но прежде чем мы начнем подробно разбирать все способы, с помощью которых можно сделать PDF-файл более тонким, нам нужно задать себе извечный вопрос...
Что такое PDF-файл?
Начнем с того, что основная идея PDF-файла выходит далеко за рамки простого представления идей, проектов и контента в наглядной форме. В зависимости от программного обеспечения для работы с PDF, он также позволяет сжимать файлы на Mac, PC и даже на мобильных устройствах. А если кому-то еще интересно, что означает сама аббревиатура, то это сокращение от Portable Document Format.
Идея Portable Document Format заключается в том, чтобы быть платформо- и аппаратно-независимым форматом, который работал бы практически на всех типах устройств. Это означает, что форматирование, разрешения и макет документа хранятся внутри самого файла. Кроме того, PDF-файлы могут содержать разнообразные изображения, мультимедиа и метаданные. В результате многие пользователи, как опытные, так и не очень, используют его как в творческих, так и в профессиональных целях.
В рабочей среде программное обеспечение для редактирования PDF быстро предоставляет несколько полезных функций для быстрого выполнения работы. Среди них - чтение, просмотр, редактирование, подпись и сканирование PDF. Кроме того, вы можете прикреплять файлы, изображения и аннотации ко всей презентации.Вы также можете сделать свою работу настолько конфиденциальной, насколько хотите. Для этого можно использовать функцию защиты паролем или сверхнадежные алгоритмы шифрования. Не стоит забывать и о том, что работа часто требует оперативного обмена - формат PDF отлично справляется с этой задачей, позволяя быстро распечатать любой документ.
Тем не менее, распространено мнение, что PDF-файлы сложно редактировать и форматировать, из-за чего многие люди до сих пор избегают этого полезного в других отношениях формата как чумы. Кроме того, процесс приведения PDF-документа в нужную структуру также может вызывать у некоторых опасения. Конечно, все это в какой-то мере правда, но не настолько, чтобы оттолкнуть нас от использования этого формата, особенно если учесть его полную совместимость со всеми платформами!
Конечно, чтобы редактировать PDF, вам понадобится хороший PDF-редактор, а хороший PDF-редактор - это тот, который должен быть доступен на всех коммерческих платформах, с которыми работают пользователи, будь то iOS, Android или старая добрая Windows. Таким образом, вы будете уверены, что приложение будет к вашим услугам независимо от того, какую систему вы будете использовать в повседневной работе.
Итак, вернемся к теме уменьшения размера PDF-файла - первым делом необходимо проверить, насколько велик ваш файл. Вот как это можно быстро сделать.
Как определить размер PDF-документа
Обычно программы для работы с PDF-файлами предлагают возможность легко определить их размер. Это удобная опция, необходимая каждому для управления повседневной работой и процессами реализации проектов. Чаще всего для сжатия PDF-файла используется функция, которая часто отображается на вкладке "Параметры". Например, PDF Extra предлагает простой способ сделать это без каких-либо усилий с вашей стороны.
Чтобы проверить точную информацию о файле (например, в Windows), вы можете сделать это в несколько шагов:
- Откройте документ PDF Extra.
- Нажмите "Файл".
- Нажмите "Информация".
PDF Extra отобразит всю необходимую информацию о файле, давая вам полномасштабное и информативное представление о документе. Информацию о размере файла можно найти в разделе "Размер".
Как мы и обещали, процесс настолько прост, что его и работой-то назвать сложно!
Итак, как только вы четко узнаете специфику вашего документа, вы сможете легко уменьшить размер PDF без каких-либо проблем и затрат времени. Однако сжимать PDF-файлы было бы сложно, если бы в программе не было подходящего инструмента для этой работы, который, к счастью, PDF Extra предлагает вам прямо из коробки. Но прежде чем мы начнем сжимать файлы налево и направо, давайте посмотрим, какие преимущества это дает.
Зачем вам нужно уменьшать размер PDF-файла?
Если вы работаете с большим количеством PDF-документов, рано или поздно вам понадобится узнать, как сжать размер PDF-файла. И, вероятно, это будет одной из тех вещей, которые вы будете делать часто, чтобы сделать рабочий процесс более плавным. Вот 4 причины, по которым вам следует уменьшать размер файла как можно чаще:
- Причина номер один - хранение ваших проектов занимает гораздо меньше места на локальном устройстве или в облачном хранилище. Таким образом, вы можете выкладывать свои работы, не беспокоясь о том, что ваше хранилище может взорваться или вам придется платить за дополнительное облачное пространство.
- Вторая основная причина заключается в том, что обмен происходит быстрее, когда вы "сжимаете" свой PDF-файл. Вы могли заметить, что обмен большими файлами с другими людьми обычно занимает много времени. Иногда даже существуют ограничения, которые можно нарушить, если вы решите загрузить слишком большой файл. Поэтому, отправляя кому-то сжатые PDF-файлы, вы получаете преимущество в виде более короткого времени передачи. Уменьшение размера PDF-файла также сделает ваших коллег, партнеров, клиентов или деловых партнеров более счастливыми, потому что процесс загрузки займет меньше времени, чем если бы вы просто отправили оригиналы. Часы превращаются в минуты, минуты - в секунды... Вы поняли идею - лучший пользовательский опыт для всех!
- Улучшение документооборота - большое преимущество, когда вам нужно работать с большим количеством файлов одновременно. Сжатие PDF-файлов позволяет работать не только с одним или двумя документами, но и с сотнями файлов одновременно. И это еще не все. Уменьшив размер PDF-файла, вы можете поместить его новую и улучшенную версию в застегнутую папку, сделав ее еще более доступной и организованной.
- Резервное копирование файлов в облако или на внешнее хранилище станет намного проще. Процесс резервного копирования крайне важен в любой рабочей среде, поскольку он дает вам "второй шанс" исправить ситуацию и восстановить утраченное, если с вашими устройствами что-то случится. Поэтому, уменьшив размер PDF-файла, вы сможете сделать процесс резервного копирования гораздо проще и быстрее. В качестве бонуса сжатые файлы резервных копий будут занимать гораздо меньше места, чем обычно!
Как уменьшить размер файла PDF
PDF Extra предлагает вам простой способ сжать PDF-файл в кратчайшие сроки, сделав всего несколько кликов, особенно если вы работаете на устройстве под управлением Windows. Вот весь пошаговый процесс:
- Откройте PDF-файл с помощью PDF Extra.
- Нажмите "Сжать".
- Установите степень сжатия*, перетащив регулируемую точку в сторону процента качества.
*Здесь же вы можете решить, нужно ли сжимать изображения в документе (если они есть) или нет.
- Подтвердите процесс, нажав кнопку "Применить".
- После завершения процесса изменения размера файла* нажмите кнопку "Сохранить как", чтобы сохранить сжатый PDF-файл.
*После завершения процесса вы увидите размер PDF-файла до и после сжатия.
Дополнительные рекомендации и советы
Надеемся, нам удалось убедить вас в том, что уменьшение размера PDF-файла - это то, чего не стоит бояться. Большие PDF-файлы могут быстро привести к нехватке места, что замедлит вашу работу и опустошит ваши карманы, пока вы будете искать новые способы расширения локального или облачного хранилища. Однако, используя все преимущества гибкого формата PDF и специализированного инструмента для работы с PDF, который предлагает интуитивно понятный рабочий процесс, а не броские функции, вы можете быстро сжимать файлы таким образом, чтобы не ухудшать их качество, но при этом получать аккуратно отформатированные PDF-файлы размером всего в несколько раз меньше исходного, что приведет к увеличению скорости загрузки и скачивания и, в конечном итоге, к улучшению бизнеса.
В самом деле, почему бы вам не испытать это на себе? Начните 14-дневную пробную версию или попробуйте бесплатную версию PDF Extra уже сегодня.