"大小的确很重要"--这句话和它的对立面"大小并不重要 "一样有力，而且坚定不移。不管我们愿不愿意，在某些情况下，大小似乎很重要，尤其是当我们需要缩小 PDF 文件大小时。当然，我们还要考虑到文件大小和数字设备内存的空间。不过，虽然文件大小证明了它的重要性，但作为软件产品的用户，我们应该问问自己，关注文件比例有什么意义。毕竟，现在的设备提供了大量的空间，而预付费的云几乎就像大峡谷一样广阔。
那么，为什么我们首先需要减小 PDF 文件的大小呢？任何事物都有它的极限，不是吗？否则，事情可能很快就会失控，我们可能会发现自己需要（上帝保佑！）购买额外的云空间。这可能是我们不愿意看到的。不过，在深入探讨如何让 PDF 文件变得更小巧之前，我们首先要问自己一个老生常谈的问题...
什么是 PDF 文件？
对于初学者来说，PDF 的主要理念远不止是以视觉上完美的方式呈现想法、项目和内容。根据 PDF 软件的不同，它还可以在 Mac、PC 甚至移动设备上压缩文件。如果有人还想知道 PDF 缩写本身代表什么，它就是便携式文档格式的简称。
便携式文档格式背后的理念是，它是一种独立于平台和硬件的格式，几乎适用于所有类型的设备。这意味着它在文件本身中包含了文档的格式、权限和布局。此外，PDF 文件还可以包含各种图像、多媒体和元数据。因此，许多用户，无论是否有经验，都倾向于将其用于创意和专业目的。
在工作环境中，PDF 编辑软件能快速提供多种有用的功能，让你快速完成工作。其中包括PDF 阅读、查看、编辑、签名和扫描。您还可以在整个演示文稿中附加文件、图像和注释。您还可以根据自己的需要对工作进行保密。您可以使用软件的密码保护功能或超级安全的加密算法来做到这一点。此外，我们不要忘记，工作往往需要在短时间内共享，而 PDF 格式完全满足了这一需求，它允许您快速共享和打印任何文档。
然而，人们普遍认为 PDF 通常很难编辑和格式化，这使得许多人仍然像躲避瘟疫一样躲避这种有用的格式。此外，将 PDF 文档放入所需的结构中的过程也可能会引起一些人的担忧。当然，所有这些在某种程度上都是对的，但还不至于让我们完全放弃使用这种文件格式，尤其是当我们考虑到它与所有平台的完全兼容性时！
当然，要编辑 PDF 文件，你需要一个好的 PDF 编辑器，而一个好的 PDF 编辑器也应该在用户使用的所有商业平台上都可用，无论是 iOS、Android 还是 Windows。这样，你就会知道，无论你在日常办公任务中最终使用哪个系统，该应用程序都会为你服务。
好了，回到减小 PDF 大小的话题上--首要任务是检查你的文件到底有多大。下面就是如何快速做到这一点的方法。
如何确定 PDF 文档的大小
通常，PDF 软件都会提供一种方法，让您轻松确定文件大小。这是一个方便的选项，是每个人管理日常工作和项目实施过程所必需的。大多数情况下，要压缩 PDF 文件，你可以使用选项卡中显示的功能。 例如，PDF Extra 就提供了一种直接的方法，让你不费吹灰之力就能做到这一点。
要查看文件的准确信息（例如，在 Windows 中），你可以通过以下几个步骤来完成：
- 打开 PDF Extra 文档。
- 点击"文件"。
- 点击"Info（信息）"。
PDF Extra 将显示所有必要的文件信息，让你全面、翔实地查看你的文档。你可以在"大小 "下找到文件大小信息。
正如我们所承诺的，整个流程非常简单，几乎不能称之为"工作"！
因此，一旦你清楚地了解了文档的具体情况，你就能无缝地缩小 PDF 文件大小，不会有任何问题，也不会花费任何时间。不过，如果软件没有合适的工具来完成这项工作，压缩 PDF 的大小就会变得很困难，幸运的是，PDF Extra 开箱即用。不过，在开始压缩文件之前，我们先来看看这样做的好处。
为什么需要缩小 PDF 文件大小？
如果你要处理大量 PDF 文档，迟早会需要知道如何压缩 PDF 文件大小。为了工作流程更加顺畅，这可能是你经常要做的事情之一。这里有 4 个理由说明为什么要尽可能频繁地降低文件大小：
- 第一个原因是，在本地设备或云存储中存储 项目占用的空间更少。这样，你就可以堆放你的作品，而不用担心你的存储空间可能会爆炸，或者你可能需要支付额外的云空间。
- 第二个根本原因是，当你 "缩小 "PDF 文件时，共享速度会更快。 你可能已经注意到，与他人共享大文件通常需要时间。有时，如果你决定上传过大的文件，甚至会遇到一些限制。因此，向他人发送压缩 PDF 文件将为您带来传输时间更短的优势。减少 PDF 文件的大小也会让你的同事、合作伙伴、客户或业务伙伴更高兴，因为下载过程所占用的时间比你直接发送原件要少。 小时变为分钟，分钟变为秒......你懂的--对每个人来说都是更好的用户体验！
- 更好的文档管理工作流程--这是您需要同时处理大量文件时的一大优势。通过压缩 PDF 文件，您不仅可以处理一两个文件，还可以同时处理数百个文件。它还不止于此。缩小 PDF 文件大小后，您还可以将新的改进版本放入压缩文件夹中，使其更易于访问和整理。
- 您的文件将更容易备份到云端或外部存储。在任何工作环境中，备份过程都是必不可少的，因为它能给你 "第二次机会 "来纠正错误，并在设备发生意外时找回丢失的文件。因此，缩小 PDF 文件大小后，备份过程就会变得更简单、更快捷。 另外，压缩后的备份文件占用的空间也会比平时小得多！
如何缩小 PDF 文件大小
PDF Extra 提供了一种直截了当的方法，只需点击几下就能立即压缩 PDF 文件，尤其是当你通过 Windows 设备处理工作时。下面是整个步骤：
- 通过 PDF Extra 打开 PDF 文件。
- 点击"压缩"。
- 拖动质量百分比可调点，设置压缩级别*。
*在这里，你还可以决定是否要压缩文件中的图片（如果有的话）。
- 单击"应用 "按钮确认进程。
- 文件大小调整过程完成后*，点击"另存为 "保存压缩后的 PDF 文件。
*压缩过程完成后，您将看到压缩前后的 PDF 文件大小。
其他建议和提示
希望我们已经说服了你，缩小 PDF 文件大小没什么可怕的。大的 PDF 文件会很快导致你的空间耗尽，这可能会拖慢你的工作速度，并在你寻找新的方法来扩展本地或云存储时掏空你的口袋。不过，通过充分利用灵活的 PDF 格式和提供直观工作流程而非华而不实功能的专用 PDF 工具，您可以以不降低文件质量的方式快速压缩文件，而且压缩后的 PDF 格式整齐划一，大小仅为原大小的一小部分，这将加快上传和下载速度，最终带来更好的业务。
为什么不亲自体验一下呢？现在就开始为期 14 天的试用，或试用 PDF Extra 的免费版本。