Wie man die Dateigröße einer PDF-Datei reduziert

"Auf die Größe kommt es an" - diese Aussage ist ebenso überzeugend und unumstößlich wie ihr Gegenteil: "Die Größe spielt keine Rolle". Nun, ob es uns gefällt oder nicht, in manchen Fällen scheint die Größe eine große Rolle zu spielen, insbesondere wenn wir die Größe einer PDF-Datei reduzieren müssen. Und natürlich denken wir dabei an die Dateigröße und den Speicherplatz auf einem digitalen Gerät. Aber während die Größe beweist, dass sie wichtig ist, sollten wir uns als Nutzer von Softwareprodukten fragen, welchen Sinn es hat, die Dateigrößen im Auge zu behalten. Schließlich bieten die heutigen Geräte jede Menge Speicherplatz, und die Prepaid-Clouds sind fast so groß wie der Grand Canyon selbst.

Warum müssen wir also überhaupt die Größe von PDF-Dateien reduzieren? Nun, alles hat seine Grenzen, nicht wahr? Andernfalls könnten die Dinge schnell aus dem Ruder laufen, und wir müssten (Gott bewahre!) zusätzlichen Cloud-Speicherplatz kaufen. Und das wollen wir wahrscheinlich nicht. Doch bevor wir uns mit all den Möglichkeiten befassen, wie man PDF-Dateien schlanker machen kann, müssen wir uns zunächst eine uralte Frage stellen...

Was ist eine PDF-Datei?

Zunächst einmal geht der Grundgedanke von PDFs weit über die bloße Präsentation von Ideen, Projekten und Inhalten in einer optisch ansprechenden Form hinaus. Je nach PDF-Software ermöglicht es auch die Dateikomprimierung auf einem Mac, einem PC oder sogar auf mobilen Geräten. Und falls sich noch jemand fragt, wofür die Abkürzung steht: Sie ist die Abkürzung für Portable Document Format.

Die Idee hinter dem Portable Document Format ist, ein plattform- und hardwareunabhängiges Format zu schaffen, das auf praktisch allen Geräten funktioniert. Das bedeutet, dass die Formatierung, die Berechtigungen und das Layout des Dokuments in der Datei selbst enthalten sind. Darüber hinaus können PDF-Dateien eine bunte Mischung aus Bildern, Multimedia und Metadaten enthalten. Daher neigen viele Benutzer, ob erfahren oder nicht, dazu, sie sowohl für kreative als auch für professionelle Zwecke zu verwenden.

In der Arbeitsumgebung bietet die PDF-Bearbeitungssoftware mehrere hilfreiche Funktionen, mit denen Sie Ihre Arbeit schnell erledigen können. Dazu gehören das Lesen, Anzeigen, Bearbeiten, Signieren und Scannen von PDF-Dateien. Sie können auch Dateien, Bilder und Anmerkungen an die gesamte Präsentation anhängen.Sie können Ihre Arbeit auch so vertraulich gestalten, wie Sie es wünschen. Dazu können Sie die Kennwortschutzfunktion der Software oder super-sichere Verschlüsselungsalgorithmen verwenden. Vergessen wir nicht, dass die Arbeit oft in kürzester Zeit weitergegeben werden muss - ein Bedürfnis, dem das PDF-Format perfekt entgegenkommt, da Sie jedes Dokument schnell weitergeben und drucken können.

Allerdings ist die gängige Meinung, dass PDFs im Allgemeinen schwer zu bearbeiten und zu formatieren sind, was viele Menschen dazu veranlasst, dieses ansonsten nützliche Format zu meiden wie die Pest. Auch der Prozess, ein PDF-Dokument in die gewünschte Struktur zu bringen, könnte bei manchen Menschen Bedenken hervorrufen. Sicher, all das ist in gewisser Weise wahr, aber nicht so sehr, dass es uns davon abhalten würde, das Dateiformat überhaupt zu verwenden, vor allem, wenn wir seine vollständige Kompatibilität mit allen Plattformen da draußen berücksichtigen!

Um ein PDF zu bearbeiten, benötigen Sie natürlich einen guten PDF-Editor, und ein guter PDF-Editor sollte auf allen kommerziellen Plattformen verfügbar sein, mit denen die Benutzer arbeiten, sei es iOS, Android oder das gute alte Windows. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass die Anwendung Ihnen zur Verfügung steht, ganz gleich, welches System Sie bei Ihren täglichen Büroaufgaben verwenden.

Nun gut, zurück zum Thema PDF-Größenreduzierung - als Erstes sollten Sie prüfen, wie groß Ihre Datei tatsächlich ist. Hier erfahren Sie, wie Sie das schnell tun können.

So ermitteln Sie die Größe Ihres PDF-Dokuments

Normalerweise sollte PDF-Software eine Möglichkeit bieten, die Größe Ihrer Dateien einfach zu ermitteln. Das ist eine bequeme Option, die jeder braucht, um seine tägliche Arbeit und die Durchführung von Projekten zu bewältigen. Um eine PDF-Datei zu komprimieren, können Sie in den meisten Fällen die Funktion nutzen, die irgendwo auf der Registerkarte "Optionen" angezeigt wird. PDF Extra bietet zum Beispiel eine einfache Möglichkeit, genau das zu tun, ohne dass Sie sich dafür anstrengen müssen.

Um die genauen Informationen über Ihre Datei zu überprüfen (z. B. in Windows), können Sie dies in einigen Schritten tun:

1. Öffnen Sie ein PDF-Extra-Dokument.
   
   
2. Klicken Sie auf "Datei".
   
   

3. Klicken Sie auf "Info".
   
   

PDF Extra zeigt alle notwendigen Informationen zu Ihrer Datei an, so dass Sie einen umfassenden und informativen Überblick über Ihr Dokument erhalten. Die Angaben zur Dateigröße finden Sie unter "Größe".

Wie wir versprochen haben, ist der Ablauf so einfach, dass man ihn kaum als "Arbeit" bezeichnen kann!

Wenn Sie also die Besonderheiten Ihres Dokuments genau kennen, können Sie die PDF-Größe problemlos und ohne großen Zeitaufwand reduzieren. Die Komprimierung eines PDF-Dokuments wäre jedoch schwierig, wenn die Software nicht das richtige Werkzeug für diese Aufgabe hätte, das Ihnen PDF Extra glücklicherweise sofort zur Verfügung stellt. Aber bevor wir anfangen, Dateien links und rechts zu komprimieren, sollten wir uns erst einmal die Vorteile dieser Vorgehensweise ansehen.

Warum sollten Sie die Größe einer PDF-Datei verringern?

Wenn Sie mit zahlreichen PDF-Dokumenten arbeiten, werden Sie früher oder später wissen müssen, wie Sie die Größe der PDF-Datei komprimieren können. Und wahrscheinlich werden Sie dies im Interesse eines reibungsloseren Arbeitsablaufs häufig tun. Hier sind 4 Gründe, warum Sie Ihre Dateigröße so oft wie möglich verringern sollten:

1. Der wichtigste Grund ist, dass die Speicherung Ihrer Projekte viel weniger Platz auf Ihrem lokalen Gerät oder in der Cloud benötigt. So können Sie Ihre Arbeit stapeln, ohne befürchten zu müssen, dass Ihr Speicher in Flammen aufgeht oder Sie für zusätzlichen Cloud-Speicherplatz bezahlen müssen.
   
   

2. Der zweite wesentliche Grund ist, dass die Freigabe schneller erfolgt, wenn Sie Ihre PDF-Datei "schrumpfen". Sie haben vielleicht schon bemerkt, dass die Freigabe großer Dateien für andere in der Regel Zeit kostet. Manchmal gibt es sogar Beschränkungen, an die Sie stoßen können, wenn Sie eine zu große Datei hochladen. Wenn Sie also jemandem komprimierte PDFs schicken, haben Sie den Vorteil einer kürzeren Übertragungszeit. Wenn Sie die Größe der PDF-Dateien reduzieren, werden auch Ihre Kollegen, Partner, Kunden oder Geschäftspartner zufriedener sein, weil das Herunterladen weniger Zeit in Anspruch nimmt, als wenn Sie einfach die Originale verschickt hätten. Aus Stunden werden Minuten, aus Minuten werden Sekunden... Sie verstehen schon - eine bessere Benutzererfahrung für alle!
   
   

3. Bessere Arbeitsabläufe bei der Dokumentenverwaltung - ein großer Vorteil, wenn Sie mit einer Vielzahl von Dateien gleichzeitig arbeiten müssen. Die Komprimierung von PDF-Dateien ermöglicht es Ihnen, den Prozess nicht nur mit einem oder zwei Dokumenten, sondern mit Hunderten von Dateien auf einmal durchzuführen. Und das ist noch nicht alles. Nachdem Sie die PDF-Dateien verkleinert haben, können Sie die neuen und verbesserten Versionen in einem gezippten Ordner ablegen, so dass sie noch besser zugänglich und organisiert sind.
   
   

4. Ihre Dateien lassen sich viel einfacher in der Cloud oder auf einem externen Speicher sichern. Die Datensicherung ist in jeder Arbeitsumgebung wichtig, denn sie gibt Ihnen eine "zweite Chance", die Dinge wieder in Ordnung zu bringen und das, was verloren gegangen ist, wiederherzustellen, wenn etwas mit Ihren Geräten passiert. Wenn Sie also die PDF-Datei verkleinern, können Sie den Sicherungsprozess viel einfacher und schneller durchführen. Als Bonus nehmen Ihre komprimierten Sicherungsdateien viel weniger Platz als üblich ein!
   
   

Wie Sie die Dateigröße Ihrer PDF-Datei verringern können

PDF Extra bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, eine PDF-Datei mit wenigen Klicks zu komprimieren, vor allem, wenn Sie Ihre Arbeit mit einem Windows-Gerät erledigen. Hier ist die ganze Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Öffnen Sie eine PDF-Datei über PDF Extra.
   
   

2. Klicken Sie auf "Komprimieren".
   
   

3. Legen Sie den Komprimierungsgrad* fest, indem Sie den einstellbaren Punkt in Richtung Qualitätsprozentsatz ziehen.

*Hier können Sie auch entscheiden, ob Sie die Bilder im Dokument (falls vorhanden) komprimieren wollen oder nicht.

4. Bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche "Übernehmen".
   
   

5. Nachdem der Prozess der Größenänderung abgeschlossen ist*, klicken Sie auf "Speichern unter", um die komprimierte PDF-Datei zu speichern.

*Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, sehen Sie die Größe der PDF-Datei vor und nach der Komprimierung.

Weitere Empfehlungen und Tipps

Wir hoffen, dass wir Sie davon überzeugen konnten, dass die Verkleinerung einer PDF-Datei nichts Schlimmes ist, wovor man Angst haben muss. Große PDF-Dateien können schnell dazu führen, dass Ihnen der Speicherplatz ausgeht, was Ihre Arbeit verlangsamt und Ihre Taschen leert, während Sie nach neuen Möglichkeiten zur Erweiterung Ihres lokalen oder Cloud-Speichers suchen. Wenn Sie jedoch die Vorteile des flexiblen PDF-Formats und eines speziellen PDF-Tools nutzen, das einen intuitiven Arbeitsablauf und keine auffälligen Funktionen bietet, können Sie Dateien schnell und ohne Qualitätsverlust komprimieren und sauber formatierte PDFs mit einem Bruchteil ihrer ursprünglichen Größe erstellen, was zu schnelleren Up- und Download-Geschwindigkeiten und letztlich zu besseren Geschäften führt.

Probieren Sie es doch einfach selbst aus. Starten Sie eine 14-tägige Testversion oder probieren Sie die kostenlose Version von PDF Extra noch heute aus.