"El tamaño sí importa" - esta afirmación es tan potente e inquebrantable como su contraria rival, "El tamaño no importa". Pues bien, nos guste o no, en algunos casos, el tamaño parece importar mucho, sobre todo cuando necesitamos reducir el tamaño de un archivo PDF. Y, por supuesto, estamos teniendo en cuenta el tamaño del archivo y el espacio en la memoria de un dispositivo digital. Pero aunque el tamaño demuestre que importa, nosotros, como usuarios de productos de software, deberíamos preguntarnos qué sentido tiene estar pendientes de las proporciones de los archivos. Al fin y al cabo, hoy en día los dispositivos ofrecen mucho espacio, mientras que las nubes de prepago son casi tan enormes como el mismísimo Gran Cañón.
Entonces, ¿por qué necesitamos reducir el tamaño de los archivos PDF? Bueno, todo tiene sus límites, ¿no? De lo contrario, las cosas podrían irse rápidamente de las manos, y podríamos encontrarnos en medio de (¡Dios no lo quiera!) la compra de espacio adicional en la nube. Y probablemente no queramos eso. Pero antes de hacer una inmersión profunda en todas las formas en que puede hacer PDF más ligero, primero tenemos que hacernos una pregunta...
¿Qué es un archivo PDF?
Para empezar, la idea principal del PDF va mucho más allá de simplemente presentar ideas, proyectos y contenidos de una forma visualmente pulida. Dependiendo de tu software PDF, también permite comprimir archivos en un Mac, en un PC o incluso en dispositivos móviles. Y por si alguien todavía se pregunta qué significan las siglas, es la abreviatura de Portable Document Format (formato de documento portátil).
La idea detrás del Formato de Documento Portátil es ser un formato independiente de la plataforma y el hardware que funcione en prácticamente todo tipo de dispositivos. Esto significa que lleva el formato, los permisos y el diseño del documento dentro del propio archivo. Además, los PDF pueden incluir una variada mezcla de imágenes, multimedia y metadatos en su interior. Como resultado, muchos usuarios, experimentados o no, tienden a utilizarlo tanto con fines creativos como profesionales.
En el entorno laboral, el software de edición de PDF proporciona rápidamente varias funciones útiles para que puedas hacer el trabajo con rapidez. Entre ellas se encuentran la lectura, visualización, edición, firma y escaneado de PDF. También puedes adjuntar archivos, imágenes y anotaciones a toda la presentación.También puedes hacer que tu trabajo sea tan confidencial como desees.
Puedes hacerlo utilizando la función de protección por contraseña del software o algoritmos de encriptación superseguros. Además, no hay que olvidar que a menudo es necesario compartir el trabajo en un abrir y cerrar de ojos, una necesidad que el formato PDF satisface a la perfección al permitir compartir e imprimir rápidamente cualquier documento.
Sin embargo, la creencia común es que los PDF suelen ser difíciles de editar y formatear, lo que hace que mucha gente siga evitando este formato tan útil como la peste. Además, el proceso de poner un documento PDF en la estructura deseada también puede suscitar preocupación en algunos. Todo esto es cierto en cierto modo, pero no tanto como para que dejemos de utilizar este formato de archivo, sobre todo si tenemos en cuenta su total compatibilidad con todas las plataformas.
Por supuesto, para editar un PDF, se necesita un buen editor de PDF, y un buen editor de PDF es también uno que debe estar disponible en todas las plataformas comerciales con las que trabajan los usuarios, ya sea iOS, Android o el bueno de Windows. De esta forma, sabrás que la aplicación estará a tu servicio independientemente del sistema que acabes utilizando en tus tareas cotidianas de oficina.
Volviendo al tema de la reducción del tamaño del PDF, lo primero es comprobar el tamaño real del archivo. Aquí puedes ver cómo hacerlo rápidamente.
¿Cómo determinar el tamaño de tu documento PDF?
En general, el software PDF debería ofrecerte una forma de determinar fácilmente el tamaño de tus archivos. Es una opción cómoda, necesaria para que todo el mundo pueda gestionar su trabajo diario y los procesos de ejecución de proyectos. La mayoría de las veces, para comprimir un archivo PDF, puedes utilizar la función que suele aparecer en algún lugar de la pestaña de opciones. Por ejemplo, PDF Extra ofrece una forma sencilla de hacerlo sin ningún esfuerzo por su parte.
Para comprobar esa información exacta sobre tu archivo (por ejemplo, en Windows), puedes hacerlo en un par de pasos:
- Abre un documento PDF Extra.
- Haz clic en " Archivo".
- Haz clic en "Información".
PDF Extra mostrará toda la información necesaria sobre el archivo, ofreciéndote una vista completa e informativa de tu documento. Encontrarás la información sobre el tamaño del archivo en " Tamaño".
Como prometimos, el proceso es tan sencillo que apenas se puede llamar "trabajo "
Por lo tanto, una vez que conozcas claramente las características específicas de tu documento, podrás reducir el tamaño del PDF sin problemas y sin perder tiempo en ello. Comprimir el tamaño de un PDF, sin embargo, sería difícil si el software no tuviera la herramienta adecuada para el trabajo, que por suerte PDF Extra te ofrece. Pero antes de empezar a comprimir archivos, veamos algunas de las ventajas de hacerlo.
¿Por qué necesitarías comprimir archivos PDF?
Si trabajas con numerosos documentos PDF, tarde o temprano necesitarás saber cómo comprimir el tamaño del archivo PDF. Y probablemente esto será algo que harás a menudo en favor de un flujo de trabajo más fluido.
Aquí tienes 4 razones por las que deberías reducir el tamaño de tus archivos tan a menudo como puedas:
- La razón número uno es que almacenar tus proyectos ocupa mucho menos espacio en tu dispositivo local o en el almacenamiento en la nube. Así, puedes amontonar tu trabajo sin preocuparte de que tu almacenamiento pueda estallar en llamas o tengas que pagar por espacio adicional en la nube.
- La segunda razón fundamental es que el uso compartido es más rápido cuando "encoges" tu archivo PDF. Te habrás dado cuenta de que compartir archivos grandes con otras personas suele llevar tiempo. A veces, incluso hay limitaciones con las que puedes chocar si decides subir un archivo demasiado grande.
Por eso, enviar a alguien archivos PDF comprimidos te dará la ventaja de un tiempo de transferencia más corto. Reducir el tamaño de los archivos PDF también hará más felices a sus colegas, socios, clientes o socios comerciales, ya que el proceso de descarga le llevará menos tiempo que si simplemente hubiera enviado los originales. Las horas se convierten en minutos, los minutos en segundos... ya se hace una idea: ¡una mejor experiencia de usuario para todos!
- Mejor flujo de trabajo de gestión de documentos: una gran ventaja cuando tienes que gestionar un montón de archivos simultáneamente. La compresión de archivos PDF te permite realizar el proceso no sólo con uno o dos documentos, sino con cientos de archivos a la vez. Y la cosa no acaba aquí. Después de reducir el tamaño del PDF, puede guardar las versiones nuevas y mejoradas en una carpeta comprimida, haciéndolas aún más accesibles y organizadas.
- Será mucho más fácil hacer copias de seguridad de tus archivos en la nube o en un almacenamiento externo. El proceso de copia de seguridad es esencial en cualquier entorno de trabajo, ya que te da "una segunda oportunidad" para hacer las cosas bien y recuperar lo que se ha perdido si algo le ocurre a tus dispositivos. Por eso, si reduces el tamaño del archivo PDF, podrás hacer el proceso de copia de seguridad mucho más fácil y rápido. Además, ¡tus archivos de copia de seguridad comprimidos ocuparán mucho menos espacio de lo habitual!
¿Cómo comprimir PDF?
PDF Extra te ofrece una forma sencilla de comprimir un archivo PDF en muy poco tiempo, con sólo unos clics, especialmente si realizas tu trabajo a través de un dispositivo Windows.
Aquí tienes el proceso completo paso a paso:
- Abre un archivo PDF a través de PDF Extra.
- Haz clic en "Comprimir".
- Establece el nivel de compresión* arrastrando el punto ajustable hacia el porcentaje de calidad.
*Aquí también puedes decidir si quieres comprimir las imágenes del documento (si las hay) o no.
- Confirma el proceso pulsando el botón "Aplicar".
- Una vez finalizado el proceso de redimensionamiento del archivo*, haz clic en " Guardar como" para guardar el archivo PDF comprimido.
*Una vez finalizado el proceso, podrás ver el tamaño del archivo PDF antes y después de la compresión.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo reducir el tamaño de un archivo PDF sin programas?
PDF Extra también te permite comprimir archivos PDF online sin tener que bajar programas gratis. Lo bueno es que esta función también está disponible desde tu móvil.
Lo que tienes que hacer es:
- Elegir el menú "Funciones"
- Hacer clic en "Comprimir"
- Arrastrar o elegir tu documento PDF
- Elegir el nivel de compresión. Ten en cuenta que la compresión alta está disponible solo si bajas PDF Extra en tu PC
- Hacer clic en "Comprimir"
- Descargar tu archivo.
¿Cómo reducir el tamaño de un archivo PDF gratis?
Los documentos PDF se pueden comprimir online fácilmente. Desafortunadamente muchas de las herramientas PDF son pagadas. Por suerte PDF Extra te da la oportunidad de compresión gratuita directamente de la página web.
Lo que tienes que hacer es elegir el menú de "Funciones" y después hacer click en "Comprimir"
Ten en cuenta que tienes solo una compresión gratuita al día. Si necesitas más te recomendamos la versión offline de PDF Extra.
Recomendaciones y consejos adicionales
Esperamos haber conseguido convencerte de que reducir el tamaño de un archivo PDF no es nada que deba asustarte. Los PDF grandes pueden dejarte sin espacio rápidamente, lo que puede ralentizar tu trabajo y vaciar tus bolsillos mientras buscas nuevas formas de ampliar tu almacenamiento local o en la nube.
Sin embargo, si aprovechas al máximo el formato PDF flexible y una herramienta PDF específica que ofrezca un flujo de trabajo intuitivo en lugar de funciones llamativas, puedes comprimir archivos rápidamente de una forma que no degrade su calidad, pero que dé como resultado PDF con un formato impecable a tan solo una fracción de su tamaño original, lo que se traducirá en velocidades de carga y descarga más rápidas y, en última instancia, en un mejor negocio.
De hecho, ¿por qué no lo prueba usted mismo? Inicie una prueba de 14 días o pruebe la versión gratuita de PDF Extra hoy mismo.