Immaginate di fare domanda per un lavoro, il lavoro dei vostri sogni, e che il vostro futuro datore di lavoro vi invii un documento PDF da firmare. Qualche anno fa, la maggior parte di noi stampava il documento, lo firmava a mano, poi lo scansionava, lo caricava su un dispositivo digitale e lo rispediva al futuro datore di lavoro.
Possiamo tutti ammettere che sembra un'operazione lunga una giornata, perché probabilmente non avete uno scanner a casa e nemmeno un dispositivo di stampa. Ecco perché la possibilità di firmare digitalmente un PDF è più che benvenuta!
Con PDF Extra, potete creare facilmente le vostre firme personali su file e usarle per firmare tutti i tipi di documenti PDF senza utilizzare alcun hardware fisico. Nemmeno una penna. Facciamo un tuffo nel passato, d'accordo?
Come aggiungere una firma rapida al vostro PDF
Firmare qualsiasi documento in PDF Extra è semplice, perché tutto è disposto davanti a voi, senza dovervi immergere in noiosi menu a tendina. Ecco cosa dovete fare:
1. Aprite il file nel software PDF facendo clic con il tasto destro del mouse e selezionando "Apri con PDF Extra". Se avete registrato un account, potete anche caricare facilmente il file direttamente dal vostro spazio di archiviazione gratuito MobiDrive.
2. Individuate il pulsante "Firma" dalla barra multifunzione dell'applicazione, quindi fate clic sull'icona corrispondente.
3. Se non avete ancora avuto modo di creare e salvare le firme, potete fare clic su "Aggiungi firma" per iniziare.
4. Se è già stata salvata una firma, questa verrà visualizzata nel menu a discesa dopo aver fatto clic sul pulsante "Firma".
5. Facendo clic su "Aggiungi firma", si potrà disegnare liberamente la firma che si desidera. Le opzioni sono:
- Disegna: consente di disegnare liberamente la firma trascinando il cursore del mouse.
- Digita: questa funzione consente di digitare la firma in un paio di caratteri.
- Immagine: questa funzione consente di aggiungere un'immagine da utilizzare come firma.
6. Confermare la scelta facendo clic su "Applica" e fare clic con il pulsante sinistro del mouse sul punto in cui si desidera posizionare la firma.
È stato piuttosto semplice, vero? C'è solo una cosa, però: prima abbiamo parlato di firmare digitalmente un documento e non di apporre una firma rapida in PDF, che anche PDF Extra supporta. Questo ci porta alla prossima domanda cruciale...
Firma rapida e firma digitale: qual è la differenza?
Potremmo scrivere per giorni sull'argomento, ma ecco il succo. Con la firma rapida si aggiunge semplicemente un'annotazione al documento. Quando si aggiunge una firma digitale ai documenti PDF, la firma viene associata al proprio certificato digitale come utente. Quest'ultimo tipo di firma assicura che nessuno abbia manomesso il documento dopo che è stato firmato digitalmente, altrimenti la firma viene invalidata.
Come firmare digitalmente un PDF su Windows
Se avete bisogno di un grado di protezione più elevato quando utilizzate e inviate documenti firmati, i PDF con firma digitale sono la soluzione migliore. Le firme basate su un certificato sono più o meno come le normali firme PDF. Una firma digitale con un certificato, tuttavia, è incredibilmente difficile da falsificare perché consiste in informazioni aggiuntive crittografate che sono uniche per il proprietario/firmatario.
Il flusso della firma digitale in PDF Extra è semplicissimo:
1. Aprire il documento.
2. Fare clic su "Proteggi".
3. Fare clic sul pulsante "Firma digitale".
4. Fare clic con il tasto sinistro del mouse su un punto qualsiasi del documento in cui si desidera posizionare la firma digitale.
5. PDF Extra aprirà una finestra di dialogo da cui è possibile selezionare:
- La propria firma digitale (emessa automaticamente dall'organizzazione del software o caricata personalmente dal proprio dispositivo).
- Il testo della firma che si desidera aggiungere alla firma digitale.
6. Una volta personalizzata la firma digitale del PDF, confermarla con il pulsante "Firma".
Come firmare digitalmente un PDF in Android
Oltre alla firma rapida dei PDF, PDF Extra offre anche un modo diverso per proteggere il documento. Il software supporta i file con CA (un certificato digitale rilasciato da un'autorità di certificazione) e certificati autofirmati. Per firmare digitalmente il PDF, è necessario installare il certificato sul dispositivo. È possibile farlo facilmente dalle impostazioni del dispositivo.
Ecco come firmare digitalmente un PDF su Android:
1. Aprite PDF Extra.
2. Selezionate il pulsante "Compila e firma" dalla barra multifunzione principale.
3. Selezionare una directory di file e scegliere un file.
4. Scorrere verso sinistra per visualizzare l'opzione "Firma" e toccarla.
5. Toccare "Seleziona certificato".
6. Scegliere il certificato dalla pagina successiva e confermare la scelta con "Seleziona".
Dopo aver apportato le modifiche necessarie al PDF, toccare "Salva".
Riflessioni finali
La possibilità di firmare digitalmente i documenti potrebbe non essere la cosa che si cerca immediatamente nell'uso quotidiano. Tuttavia, la firma digitale dovrebbe diventare una seconda natura se si lavora in un ambiente aziendale frenetico e si gestiscono decine di documenti altamente riservati. Fortunatamente, PDF Extra consente di aggiungere firme rapide e firme digitali con facilità su qualsiasi dispositivo utilizzato: Windows, iOS o Android. In questo modo, potrete sempre assicurarvi che i vostri file siano protetti e che nessuno possa cambiare nulla a vostra insaputa, ovunque vi troviate: a casa, al lavoro o mentre tornate a casa in metropolitana.