Към този момент може да се каже, че PDF файловете са се превърнали в швейцарското армейско ножче в света на офиса. Но макар че те се отличават с много качества (като например мултиплатформена поддръжка или дълготрайно архивиране), те не винаги са идеалното средство, когато потребителят иска да манипулира или извлича данни от тях. И ако някога сте се опитвали да копирате и вмъкнете данни от PDF документ в електронна таблица на Excel, то знаете колко разочароващо може да бъде това преживяване, да не говорим за потенциална опасност, тъй като можете да пропуснете жизненоважни данни или дори да нарушите форматирането на файла!
За щастие има решение и то се нарича PDF to Excel converter.
Какви са предимствата на конвертирането на PDF файлове в Excel?
С помощта на конвертор можете безпроблемно да експортирате диаграми, таблици и всякакви други данни в инструмент, който е предназначен за анализ и спретнато визуализиране на набори от данни - това е Microsoft Excel. В края на краищата, това е фактическият стандарт по някаква причина!
Конвертирането на PDF в Excel има множество предимства. Сред качествените функции, които можете да очаквате, е възможността да задавате потребителски ширини на колоните, да сортирате и филтрирате данните, да използвате формули, за да пресмятате числата вместо вас, да чертаете графики, да добавяте условни валидации и много други! Всичко това е огромно предимство за анализатори на данни, финансови консултанти, счетоводители и изобщо за всички, които искат да правят заключения, базирани на данни, и да визуализират добре сложни набори от данни.
Както вече споменахме, PDF файловете са твърди и много преносими между платформите, но точно това ги прави трудни (макар и не невъзможни) за редактиране и конвертиране. В действителност не можете да използвате потребителски макроси, формули или други инструменти и техники за оформяне и управление на данни, които един професионалист може да иска да използва върху своите данни. Друг забележителен недостатък, който PDF файловете имат в сравнение с Excel файловете, е, че за всички намерения и цели те са "плоски" документи, които просто се увеличават чрез добавяне на повече страници. Excel файлът, от друга страна, ви позволява да разширявате файла в множество измерения - добавянето на повече листове, редове или колони към файла става с няколко кликвания.
Именно тук се появява PDF Extra. С PDF Extra всяка страница от вашия PDF файл ще бъде визуализирана като отделна електронна таблица в изходния Excel файл, което гарантира, че наборът ви от данни е добре организиран, а форматирането му - запазено до последната цифра.
Как да конвертирате PDF в Excel - ръководство стъпка по стъпка
Конвертирането на PDF в Excel е лесно с PDF Extra за Windows. Всичко, което трябва да направите, е да отидете на PDF Extra и да изтеглите приложението на вашето устройство с Windows. При това имайте предвид, че не можете да конвертирате PDF файл, който е защитен с парола, тъй като това би застрашило сигурността на файла. Ако се налага да конвертирате такъв файл, можете да използвате PDF Extra, за да премахнете защитата с парола от него преди конвертирането!
За да започнете конвертирането:
1. Инсталирайте PDF Extra, след което го стартирайте и щракнете върху "Още".
2. Щракнете върху "Конвертиране в Excel".
3. Изберете документа, който искате да конвертирате. Можете да изберете файлове от локалното си устройство, от последно отворените файлове или да ги изтеглите директно от облачното си хранилище MobiDrive.
4. Щракнете върху "Export to Excel" (Експортиране в Excel ) от раздела Home (Начало), ако вече разглеждате файла.
5. За да подобрите значително точността на конвертирането, изберете до 3 езика, присъстващи в PDF файла, и щракнете върху "Apply".
6. Запишете документа. Можете да предоставите каквото искате име на файла за получения документ в Excel.
7. Готово! Вашият нов Excel файл е създаден и вече е готов за използване.
Допълнителни препоръки и съвети
Нямате търпение да изпробвате знанията си? Чудесно е да чуем това, но преди да го направите, ето още няколко неща, които трябва да знаете, за да получите най-добри резултати и да не губите ценно време.
- Използвайте интелигентен инструмент за конвертиране на PDF като PDF Extra, който спазва колоните - повечето безплатни онлайн инструменти просто поставят цялото съдържание от PDF в една колона вътре в получения файл, създавайки бъркотия в процеса.
- За да постигнете оптимални резултати, почистете PDF файла, като използвате богатите възможности за редактиране на PDF Extra, преди да го конвертирате - далеч най-големият фактор, определящ колко добре изглежда полученият Excel файл, се крие в структурата и съдържанието на самия входящ PDF файл.
- "Почистването" на входния файл от всички неконвертируеми елементи е много по-лесно, отколкото да се опитвате да изчистите получения Excel файл.
- Някои обекти, които нямат еквивалент в Excel (или просто са лошо картографирани), са:
- Подравняване и отстъпи
- Списъци с точки и контролни списъци
- Всякакъв вид причудливо форматиране на текст
Всички те могат да въведат допълнителни колони, които трудно се почистват и със сигурност ще влошат форматирането в получения файл. Колкото по-близко до таблица изглежда PDF файлът, толкова по-добре!
- Стъпалата, заглавията, номерата на Бейтс и други видове допълнително съдържание обикновено се използват в документи само с текст, така че избягвайте и тях.
- Цветни изображения с висока разделителна способност - макар че те се конвертират, най-добре е да ги отрежете, тъй като са малко полезни вътре във файл на Excel.
- Видео, аудио и друго мултимедийно съдържание - те също няма да се появят скоро в Excel, така че е най-добре да ги избягвате напълно.
Конвертирайте първия си PDF файл в Excel днес безплатно. Започнете нашия 14-дневен пробен период и изтеглете PDF Extra, за да увеличите производителността си.