Vid det här laget kan man lugnt säga att PDF-filer har blivit den schweiziska armékniven i kontorsvärlden. Men även om de är utmärkta på många sätt (t.ex. för stöd för flera plattformar eller långtidsarkivering) är de inte alltid det perfekta mediet när en användare vill manipulera eller extrahera data från dem. Och om du någonsin har försökt kopiera och klistra in data från ett PDF-dokument till ett Excel-kalkylblad, vet du hur frustrerande den här upplevelsen kan vara, för att inte tala om potentiellt farlig eftersom du kan missa viktiga data eller till och med bryta formateringen av filen!
Lyckligtvis finns det en lösning, och den kallas PDF till Excel-omvandlare.
Vilka är fördelarna med att konvertera PDF-filer till Excel?
Genom att använda en omvandlare, kan du enkelt exportera diagram, tabeller och alla möjliga andra data till ett verktyg som är utformat för att analysera och snyggt visualisera datamängder – det vill säga Microsoft Excel. Det är trots allt de facto-standarden av en anledning!
Det finns flera fördelar med att konvertera en PDF till Excel. Bland de livskvalitetsfunktioner du kan förvänta dig finns möjligheten att ställa in anpassade kolumnbredder, sortera och filtrera data, använda formler för att räkna ut siffrorna åt dig, rita grafer, lägga till villkorliga valideringar och mycket mer! Allt detta är en enorm välsignelse för dataanalytiker, finansiella rådgivare, revisorer och egentligen nästan alla som vill dra databaserade slutsatser och snyggt visualisera komplexa datamängder.
Som vi tidigare nämnt är PDF-filer stela och mycket portabla mellan plattformar, men det är just detta som gör dem svåra (men inte omöjliga) att redigera och konvertera. Du kan inte riktigt använda anpassade makron, formler eller andra data shaping & hanteringsverktyg och tekniker som en professionell kanske vill utnyttja på sina data. En annan anmärkningsvärd nackdel som PDF-filer har jämfört med Excel-filer är att de i alla avseenden är “platta” dokument som helt enkelt växer genom att lägga till fler sidor. En Excel-fil, å andra sidan, låter dig expandera filen i flera dimensioner – lägga till fler ark, rader eller kolumner i en fil görs allt med några få klick.
Det är här PDF Extra kommer in. Med PDF Extra kommer varje sida i din PDF att återges som ett separat kalkylblad i den utgående Excel-filen, vilket säkerställer att ditt dataset är snyggt organiserat och dess formatering – bevarad ner till sista siffran.
Hur man konverterar PDF till Excel – en steg-för-steg-guide
Konvertera PDF till Excel är enkelt med PDF Extra för Windows. Allt du behöver göra är att gå till PDF Extra och ladda ner programmet på din Windows-enhet. Observera dock att du inte kan konvertera en PDF som är lösenordsskyddad eftersom detta skulle äventyra filens säkerhet. Om du måste konvertera en sådan fil kan du använda PDF Extra för att ta bort lösenordsskyddet från filen innan du konverterar den!
Så här börjar du konvertera:
1. Installera PDF Extra, starta sedan programmet och klicka på "More".
2. Klicka på "Convert to Excel".
3. Välj det dokument som du vill konvertera. Du kan välja filer från din lokala enhet, dina senast öppnade filer eller hämta dem direkt från din MobiDrive-molnlagring.
4. Klicka på "Export to Excel" från fliken Home om du’redan tittar på filen.
5. För att göra konverteringen mer exakt kan du välja upp till 3 språk som finns i PDF-filen och klicka på "Apply".
6. Spara dokumentet. Du kan ange vilket filnamn du vill för det resulterande Excel-dokumentet.
7. Klart! Din nya Excel-fil har skapats och är nu klar att användas.
Ytterligare rekommendationer och tips
Sugen på att sätta dina kunskaper på prov? Det är trevligt att höra, men innan du gör det är det några saker du bör veta för att få bästa resultat och undvika att slösa bort dyrbar tid.
- Använd ett smart konverterings-PDF-verktyg som PDF Extra som respekterar kolumner – De flesta gratis onlineverktyg placerar helt enkelt allt innehåll från PDF:en i en enda kolumn i den resulterande filen, vilket skapar en röra i processen.
- För bästa resultat bör du städa upp PDF-filen med hjälp av PDF Extra’s rika redigeringsfunktioner innan du konverterar – Den absolut största faktorn för att avgöra hur bra den resulterande Excel-filen ser ut ligger i strukturen och innehållet i själva PDF-filen.
- “Att rensa” indatafilen från alla icke-konvertibla objekt är mycket enklare än att försöka rensa upp den resulterande Excel-filen.
- Några objekt som inte har någon motsvarighet i Excel (eller som bara är dåligt mappade) är:
- Utfyllnad och indrag
- Punktlistor och checklistor
- Alla typer av snygg textformatering
Alla dessa kan skapa extra kolumner som kan vara svåra att rensa bort och som kommer att göra formateringen sämre i den resulterande filen. Ju närmare PDF-filen är en tabell, desto bättre!
- Sidfot, sidhuvud, bates-nummer och andra typer av kompletterande innehåll används vanligtvis i dokument med enbart text, så undvik även dessa.
- Högupplösta färgbilder – medan dessa konverteras, är det’bäst att trimma dem eftersom de är till liten nytta i en Excel-fil.
- Video, ljud och annat multimediainnehåll – de kommer inte att hända i Excel när som helst snart heller, så det är bäst att undvika dem helt och hållet.
Konvertera din första PDF till Excel idag gratis. Starta vår 14-dagars provperiod och ladda ner PDF Extra för att öka din produktivitet.
Letar du inte efter Excel-konverteringar?
Kolla in våra guider om de återstående filkonverteringstyperna som stöds av PDF Extra: