A estas alturas, se puede decir que los PDF se han convertido en la navaja suiza del mundo de la ofimática. Pero aunque destacan en muchas cosas (como la compatibilidad multiplataforma o el archivado a largo plazo), no siempre son el medio perfecto cuando un usuario quiere manipularlos o extraer datos de ellos. Y si alguna vez has intentado copiar y pegar datos de un documento PDF en una hoja de cálculo Excel, sabrás lo frustrante que puede resultar esta experiencia, por no hablar de lo potencialmente peligrosa que puede resultar, ya que puedes perder datos vitales o incluso romper el formato del archivo.
Por suerte, existe una solución, y se llama PDF to Excel converter.
¿Cuáles son las ventajas de convertir archivos PDF a Excel?
Al utilizar un conversor, puedes exportar sin esfuerzo gráficos, tablas y todo tipo de datos a una herramienta diseñada para analizar y visualizar de forma ordenada conjuntos de datos, es decir, Microsoft Excel. Al fin y al cabo, por algo es el estándar de facto.
Convertir un PDF a Excel tiene múltiples ventajas. Entre las funciones de calidad de vida que puede esperar se encuentra la capacidad de establecer anchos de columna personalizados, ordenar y filtrar datos, utilizar fórmulas para calcular los números por usted, dibujar gráficos, añadir validaciones condicionales, ¡y mucho más! Todo esto supone una gran ayuda para analistas de datos, asesores financieros, contables y, en realidad, para cualquiera que desee extraer conclusiones basadas en datos y visualizar de forma clara conjuntos de datos complejos.
Como hemos mencionado anteriormente, los PDF son rígidos y muy portátiles entre plataformas, pero esto es precisamente lo que los hace difíciles (aunque no imposibles) de editar y convertir. En realidad, no es posible utilizar macros personalizadas, fórmulas u otras herramientas y técnicas de conformación y gestión de datos que un profesional podría querer aprovechar en sus datos. Otro inconveniente digno de mención que presentan los PDF en comparación con los archivos Excel es que, a todos los efectos, son documentos "planos" que simplemente crecen añadiendo más páginas. Un archivo Excel, por el contrario, permite ampliar el archivo en múltiples dimensiones: añadir más hojas, filas o columnas a un archivo se hace con unos pocos clics.
Aquí es donde entra PDF Extra. Con PDF Extra, cada página de su PDF se convertirá en una hoja de cálculo independiente en el archivo Excel de salida, garantizando que su conjunto de datos esté bien organizado y su formato se conserve hasta el último dígito.
Cómo convertir PDF a Excel - guía paso a paso
Convertir PDF a Excel es fácil con PDF Extra para Windows. Todo lo que tienes que hacer es dirigirte a PDF Extra y descargar la aplicación en tu dispositivo Windows. Dicho esto, ten en cuenta que no puedes convertir un PDF protegido por contraseña, ya que esto comprometería la seguridad del archivo. Si tienes que convertir un archivo de este tipo, puedes utilizar PDF Extra para eliminar la protección por contraseña antes de convertirlo.
Para empezar a convertir:
1. 1. Instale PDF Extra, ejecútelo y haga clic en "Más".
2. Haga clic en "Convertir a Excel".
3. 3. Seleccione el documento que desea convertir. Puedes elegir archivos de tu dispositivo local, tus archivos abiertos más recientemente, o recuperarlos directamente de tu almacenamiento en la nube MobiDrive.
4. Haz clic en "Exportar a Excel " desde la pestaña Inicio si ya estás viendo el archivo.
5. Para mejorar en gran medida la precisión de la conversión, elige hasta 3 idiomas presentes en el PDF y haz clic en "Aplicar".
6. 6. Guarde el documento. Puede proporcionar cualquier nombre de archivo que desee para el documento Excel resultante.
7. 7. ¡Listo! Su nuevo archivo Excel ha sido creado y ya está listo para ser utilizado.
Recomendaciones y consejos adicionales
¿Ansioso por poner a prueba tus conocimientos? Me alegro de oírlo, pero antes de hacerlo, aquí tienes algunas cosas más que deberías saber para obtener los mejores resultados y evitar perder un tiempo precioso.
- Utiliza una herramienta de conversión de PDF inteligente, como PDF Extra, que respete las columnas: la mayoría de las herramientas gratuitas en línea simplemente ponen todo el contenido del PDF en una sola columna dentro del archivo resultante, creando un desorden en el proceso.
- Para obtener resultados óptimos, limpie el PDF utilizando las completas funciones de edición de PDF Extra antes de convertirlo: el factor que más influye en el aspecto del archivo Excel resultante es, con diferencia, la estructura y el contenido del propio archivo PDF de entrada.
- "Limpiar" el archivo de entrada de todos los elementos no convertibles es mucho más fácil que intentar limpiar el archivo Excel resultante.
- Algunos objetos que no tienen equivalente en Excel (o que están mal mapeados) son:
- Relleno y sangrías
- Listas de viñetas y listas de control
- Cualquier tipo de formato de texto extravagante
Todos ellos pueden introducir columnas adicionales que pueden ser difíciles de limpiar y que empeorarán el formato del archivo resultante. Cuanto más se parezca el PDF a una tabla, mejor.
- Los pies de página, encabezados, números bates y otros tipos de contenido suplementario suelen utilizarse en documentos de sólo texto, así que evítelos también.
- Imágenes en color de alta resolución: aunque se pueden convertir, es mejor recortarlas, ya que son de poca utilidad dentro de un archivo Excel.
- Vídeo, audio y otros contenidos multimedia: tampoco van a aparecer en Excel en un futuro próximo, así que es mejor evitarlos por completo.
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