Mittlerweile kann man mit Sicherheit sagen, dass PDFs zum Schweizer Taschenmesser der Bürowelt geworden sind. Doch obwohl sie sich in vielen Bereichen auszeichnen (z. B. Multiplattform-Unterstützung oder Langzeitarchivierung), sind sie nicht immer das perfekte Medium, wenn ein Benutzer Daten manipulieren oder aus ihnen extrahieren möchte. Und wenn Sie schon einmal versucht haben, Daten aus einem PDF-Dokument in eine Excel-Tabelle zu kopieren und einzufügen, dann wissen Sie, wie frustrierend diese Erfahrung sein kann, ganz zu schweigen von der potenziellen Gefahr, dass Sie wichtige Daten verpassen oder sogar die Formatierung der Datei zerstören können!
Zum Glück gibt es eine Lösung: den PDF to Excel Converter.
Welche Vorteile bietet die Konvertierung von PDF-Dateien in Excel?
Mit einem Konverter können Sie mühelos Diagramme, Tabellen und alle möglichen anderen Daten in ein Tool exportieren, das für die Analyse und übersichtliche Visualisierung von Datensätzen konzipiert ist –, nämlich Microsoft Excel. Schließlich ist es nicht umsonst der De-facto-Standard!
Die Konvertierung einer PDF-Datei in Excel bietet zahlreiche Vorteile. Zu den Qualitätsmerkmalen, die Sie erwarten können, gehört die Möglichkeit, benutzerdefinierte Spaltenbreiten festzulegen, Daten zu sortieren und zu filtern, Formeln zu verwenden, um die Zahlen für Sie zu berechnen, Diagramme zu zeichnen, bedingte Überprüfungen hinzuzufügen und vieles mehr! All dies ist ein enormer Segen für Datenanalysten, Finanzberater, Buchhalter und so ziemlich jeden, der datenbasierte Schlussfolgerungen ziehen und komplexe Datensätze übersichtlich visualisieren möchte.
Wie wir bereits erwähnt haben, sind PDFs starr und sehr portabel zwischen verschiedenen Plattformen, aber genau das macht es schwierig (wenn auch nicht unmöglich), sie bearbeiten und zu konvertieren. Sie können keine benutzerdefinierten Makros, Formeln oder andere & Verwaltungswerkzeuge und -techniken zur Datengestaltung verwenden, die ein Fachmann für seine Daten nutzen möchte. Ein weiterer bemerkenswerter Nachteil, den PDFs im Vergleich zu Excel-Dateien haben, ist, dass es sich im Grunde um “flache” Dokumente handelt, die einfach durch Hinzufügen weiterer Seiten wachsen. Eine Excel-Datei hingegen ermöglicht es Ihnen, die Datei in mehreren Dimensionen zu erweitern – Das Hinzufügen weiterer Blätter, Zeilen oder Spalten zu einer Datei ist mit wenigen Klicks erledigt.
Hier kommt PDF Extra ins Spiel. Mit PDF Extra wird jede Seite Ihrer PDF-Datei als separates Tabellenblatt in der Excel-Ausgabedatei gerendert. So wird sichergestellt, dass Ihr Datensatz gut organisiert ist und die Formatierung – bis zur letzten Ziffer erhalten bleibt.
Wie man PDF in Excel konvertiert – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Konvertierung von PDF in Excel ist mit PDF Extra für Windows ganz einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist, zu PDF Extra zu gehen und die Anwendung auf Ihr Windows-Gerät herunterzuladen. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie eine passwortgeschützte PDF-Datei nicht konvertieren können, da dies die Sicherheit der Datei gefährden würde. Wenn Sie eine solche Datei konvertieren müssen, können Sie PDF Extra verwenden, um den Passwortschutz vor der Konvertierung zu entfernen!
So starten Sie die Konvertierung:
1. Installieren Sie PDF Extra, starten Sie es und klicken Sie auf "Mehr".
2. Klicken Sie "In Excel konvertieren".
3. Wählen Sie das zu konvertierende Dokument aus. Sie können Dateien von Ihrem lokalen Gerät, Ihre zuletzt geöffneten Dateien auswählen oder sie direkt von Ihrem MobiDrive Cloud-Speicher abrufen.
4. Klicken Sie auf "Export to Excel" auf der Registerkarte "Home", wenn Sie’die Datei bereits anzeigen.
5. Um die Genauigkeit der Konvertierung zu verbessern, wählen Sie bis zu 3 Sprachen aus, die in der PDF-Datei enthalten sind, und klicken Sie auf "Apply".
6. Speichern Sie das Dokument. Sie können einen beliebigen Dateinamen für das resultierende Excel-Dokument angeben.
7. Fertig! Ihre neue Excel-Datei wurde erstellt und kann nun verwendet werden.
Weitere Empfehlungen und Tipps
Sie wollen Ihr Wissen auf die Probe stellen? Das ist schön zu hören, aber bevor Sie das tun, sollten Sie noch ein paar Dinge wissen, um die besten Ergebnisse zu erzielen und zu vermeiden, dass Sie kostbare Zeit verschwenden.
- Verwenden Sie ein intelligentes PDF-Konvertierungstool wie PDF Extra, das Spalten berücksichtigt – Die meisten kostenlosen Online-Tools fügen den gesamten Inhalt der PDF-Datei einfach in eine einzige Spalte in der resultierenden Datei ein, was zu einem Chaos führt.
- Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie die PDF-Datei vor der Konvertierung mit den umfangreichen Bearbeitungsfunktionen von PDF Extra’bereinigen – Der weitaus größte Faktor, der bestimmt, wie gut die resultierende Excel-Datei aussieht, liegt in der Struktur und dem Inhalt der PDF-Eingabedatei selbst.
- “Das Bereinigen” der Eingabedatei von allen nicht konvertierbaren Elementen ist viel einfacher als der Versuch, die resultierende Excel-Datei zu bereinigen.
- Einige Objekte, die in Excel keine Entsprechung haben (oder nur schlecht zugeordnet sind), sind:
- Auffüllungen und Einzüge
- Aufzählungslisten und Checklisten
- Jede Art von ausgefallener Textformatierung
All diese können zusätzliche Spalten einführen, die schwer zu bereinigen sind und die Formatierung in der resultierenden Datei verschlechtern. Je näher die PDF-Datei an eine Tabelle herankommt, desto besser!
- Fußzeilen, Kopfzeilen, Bates-Nummern und andere Arten von zusätzlichen Inhalten werden normalerweise in reinen Textdokumenten verwendet, also vermeiden Sie auch diese.
- Hochauflösende Farbbilder – können zwar konvertiert werden, sollten aber’am besten abgeschnitten werden, da sie in einer Excel-Datei nur von geringem Nutzen sind.
- Video-, Audio- und andere Multimediainhalte – werden auch in Excel in absehbarer Zeit nicht verwendet, daher sollten sie am besten ganz vermieden werden.
Konvertieren Sie noch heute kostenlos Ihr erstes PDF in Excel. Starten Sie unsere 14-tägige Testversion und laden Sie PDF Extra herunter, um Ihre Produktivität zu steigern.
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Sehen Sie sich unsere Anleitungen zu den übrigen von PDF Extra unterstützten Dateikonvertierungsarten an: