Se’avete lavorato come assicuratori anche solo per un giorno, sapete quanto possa essere frenetico il settore, soprattutto per quanto riguarda i documenti. Una delle ragioni principali è che la maggior parte delle compagnie si attiene ancora al vecchio approccio cartaceo, che si traduce in processi lenti e inefficienti, errori umani e una traccia cartacea confusa da parte di avvocati, perizie e clienti.
Fortunatamente, esiste un modo migliore per gestire la documentazione assicurativa senza perdere la ragione. Stiamo’parlando, ovviamente, delle firme digitali. Con il loro aiuto, potete snellire in modo significativo i flussi di lavoro dei documenti, migliorare la sicurezza e trasformare l'esperienza assicurativa in meglio per voi e per i vostri clienti – il tutto senza sprecare carta.
In questo mese’esaminiamo:
- Che cos'è la firma digitale
- Vantaggi dell'utilizzo della firma digitale in ambito assicurativo
- 6 modi per utilizzare la firma digitale come assicuratore
Diamo un'occhiata’
Cos'è la firma digitale?
Una firma normale o umida richiede la presenza fisica dell'assicurato e può essere facilmente falsificata. Al contrario, le firme digitali utilizzano algoritmi di crittografia forti e consentono di firmare documenti da qualsiasi parte del mondo senza mai recarsi presso l'ufficio dell'assicuratore’. Inoltre, a ogni firma digitale viene assegnato un certificato digitale che tiene traccia di tutte le modifiche apportate al documento dopo la firma. In caso di modifiche non autorizzate, la firma viene immediatamente invalidata – un po' come la rottura di un sigillo di cera.
Grazie a questa combinazione di flessibilità e forti caratteristiche di sicurezza, le firme digitali sono diventate rapidamente il nuovo standard assicurativo e vengono inserite ogni giorno in migliaia di documenti legali e finanziari.
Vantaggi della firma digitale nel settore assicurativo
La firma digitale offre numerosi vantaggi a chiunque voglia integrarla nel proprio flusso di lavoro. Ecco una rapida panoramica di come hanno un impatto positivo sul settore assicurativo:
- Flussi di lavoro semplificati. I clienti possono firmare i documenti istantaneamente – tutto ciò di cui hanno bisogno è un accesso affidabile a Internet. Dal momento che tutto viene fatto digitalmente, si riducono anche gli errori umani che potrebbero portare a rallentamenti nelle richieste di risarcimento, nelle domande di polizza e in altri processi chiave.
- Meno stampa e scansione. Le firme digitali riducono la necessità di stampe e scansioni fisiche (anche se’è sempre una buona idea avere accesso a uno scanner OCR). Inoltre, elimina i canali di posta tradizionali a favore di un invio quasi istantaneo di e-mail.
- Maggiore sicurezza e integrità dei documenti. Le firme digitali creano un hash crittografico unico del documento, in modo che qualsiasi modifica apportata al file invalidi anche la firma. Inoltre, impediscono al firmatario di negare la firma, conferendole di fatto lo stesso peso della firma autografa.
- Riduzione dei costi. Eliminando la necessità di stampa, scansione e archiviazione fisica, le aziende possono risparmiare su carta, inchiostro e spazio di archiviazione, riducendo così drasticamente le spese.
6 modi per utilizzare la firma digitale come assicuratore
Le firme digitali sono diventate il punto fermo di questo settore per un motivo.’Esaminiamo 6 casi d'uso unici di come questo popolare strumento di sicurezza dei PDF aiuti le aziende ad avere successo.
Caso d'uso #1: Emissione semplificata delle polizze
La firma digitale consente alle compagnie assicurative di firmare elettronicamente e consegnare le polizze ai clienti non appena vengono emesse. In questo modo i clienti possono accedere istantaneamente ai dettagli della loro copertura, risparmiando tempo e frustrazione e riducendo i costi di stampa e di spedizione.
Caso d'uso #2: Elaborazione sicura dei sinistri
Il processo di liquidazione dei sinistri può essere stressante sia per gli assicurati che per i clienti, poiché spesso comporta montagne di documenti. Firmando e approvando rapidamente le denunce di sinistro, i preventivi di riparazione e le liberatorie mediche, gli assicurati possono fornire ai clienti un sostegno finanziario quando ne hanno più bisogno.
Caso d'uso #3: Rapido onboarding degli agenti
La formazione dei nuovi agenti comporta spesso una grande quantità di documenti, tra cui contratti, accordi di non divulgazione e certificazioni di conoscenza dei prodotti. La firma digitale può eliminare la necessità di firmare fisicamente questi documenti. Ciò consente ai nuovi agenti di accelerare l'onboarding e di vendere polizze e servire i clienti più rapidamente, con un conseguente ROI più elevato.
Caso d'uso #4: Gestione efficiente del rischio
Le valutazioni del rischio sono una fase cruciale del processo assicurativo. In questo scenario, la firma digitale è responsabile della condivisione sicura e della firma elettronica di questi documenti, assicurando che tutte le informazioni del cliente siano al sicuro e che tutte le parti coinvolte abbiano esaminato e accettato i risultati della valutazione del rischio.
Caso d'uso #5: Conformità normativa
Alcune normative del settore assicurativo potrebbero richiedere l'uso di firme elettroniche su documenti specifici, come moduli di polizza o informative. La firma digitale garantisce la conformità a queste normative, riducendo il rischio di sanzioni e migliorando l'affidabilità del marchio.
Caso d'uso #6: Prevenzione delle frodi
Se usata correttamente, la firma digitale aggiunge un ulteriore livello di sicurezza rispetto alla firma tradizionale.’Questo perché sono in grado di rilevare le modifiche apportate a un documento dopo che’è già stato firmato, impedendo così qualsiasi tentativo di frode nel momento stesso in cui si verifica.
Considerazioni finali
Come si può notare, le firme digitali sono molto più di un modo sicuro per firmare i documenti in modo digitale – dopotutto, c'è una’ragione per cui hanno rivoluzionato da sole un intero settore. Dall'aumento della sicurezza alla semplificazione delle approvazioni, dal miglioramento dell'esperienza del cliente all'organizzazione dei documenti senza carta , le firme digitali sono decisamente destinate a rimanere e le compagnie assicurative che ancora si affidano alla carta dovrebbero considerare l'opportunità di investire in questa tecnologia per rimanere rilevanti, conformi a tutte le normative e migliorare i dati relativi all'afflusso di clienti.
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